Sonnerupgaard Gods logo
Hotelophold
Download katalog
MENU

10 spørgsmål til mødeguruen: Anne Dalgaard

Du står overfor en alvidende mødeguru, der ved absolut alt om at planlægge store møder ud af huset. Hvad vil du vide? Jeg har fundet en vaskeægte mødeguru – nemlig Anne Dalgaard fra MPI og EventAnne. Hun har været i branchen i 20 år, og hun at dele ud af sin viden. Jeg har samlet 10 spørgsmål til hende fra læsere her på bloggen, og hun har svaret på meget grundigt. Her får du svarene. Og så deler Anne sin tjekliste med dig!


1. oktober 2019

Anne har også sin egen virksomhed EventAnne, hvor hun underviser i og rådgiver om at planlægge møder og events, og hvordan du kan implementere oplevelsesdesign i B2B-events. Hun arbejder også i Ingeniørforeningen, IDA, hvor hun planlægger events til foreningens medlemmer.

Her er Annes svar. Jeg skal lige indskyde, at “events” her dækker over enhver form for internt og eksternt møde, konference, udstilling, workshop osv.

God fornøjelse 😉

1. Hvordan sørger jeg for, at jeg har husket det hele?

Jeg har planlagt møder, konferencer og events i 20 år nu, og alligevel sætter jeg aldrig gang i planlægningen uden at lave mig en checkliste – jo mere rutineret, jo større risiko for at glemme noget vigtigt!

Checklisten er et levende dokument i mit planlægningsforløb. Jeg starter ud med min standardliste, men tilføjer undervejs opgaver, som er specifikke for dette arrangement. Til gengæld sletter jeg sjældent noget, for jeg genbruger mine lister, og så er det ærgerligt at have slettet noget, man glemmer at sætte på igen næste gang.

Feltet ”OK” udfylder jeg selvfølgelig med ”OK”, hvis opgaven er løst, men da det jo er en huskeliste, bruger jeg den også til at holde styr på aftaler undervejs. Hvis jeg har overdraget opgaven til en kollega, sætter jeg vedkommendes initialer ind i feltet. Så kan jeg altid huske, hvem jeg skal følge op hos. Eller hvis jeg venter på svar fra nogen, skriver jeg det i feltet, så jeg ved, at jeg ikke har glemt at gå i gang med opgaven.

Det er en smagssag, om listen skal være i Word, Excel, en app eller noget helt 4. Prøv at google ”checkliste” og undersøg mulighederne. Derefter er det kun at prøve sig frem, hvad der passer til dit temperament.

2. Hvordan holder jeg tungen lige i munden?

Iflg. Forbes er eventplanlægger det 5. mest stressfulde job i verden – kun overgået af jobs som politibetjent, pilot, brandmand og militærperson. Det stiller nogle krav til robusthed hos os, der planlægger events.

Mit bedste råd hænger sammen med opfordringen ovenfor: Brug en tjekliste, og skriv alt ned, så du undgår at skulle gå og huske på detaljer. Når du ved, du har styr på dit arbejde, får du mere ro i sindet.

Anne Dalgaard klargør et mødelokale

Ud over tjeklisten er jeg også STOR tilhænger af drejebøger, hvor jeg holder styr på alle detaljer ifm. afviklingen og dagene op til og lige efter.

I checklisten kunne en opgave være ”Bestil AV-udstyr til alle lokaler”, men dette punkt vil i drejebogen være en komplet oversigt over, hvad der er bestilt til hvilket lokale, på hvilket tidspunkt (både hvornår det skal bruges og hvornår det leveres/afhentes), og hvem aftalen er lavet med inkl. telefonnummer og mailadresse.

Drejebogen er mit vigtigste værktøj op til, under og lige efter arrangementet, og når jeg på afviklingsdagen får ”100 spørgsmål til professoren” behøver jeg ikke kunne alle navne, telefonnumre, antal mikrofoner mv. i hovedet. Jeg tjekker bare min drejebog for svar.

3. Hvordan afstemmer jeg forventninger med chef, kunder og kolleger?

Der er to ting, der er virkelig vigtige ifm. forventningsafstemning: Spørgsmål og detaljer.

1) Spørgsmål

Stil alle spørgsmålene helt fra begyndelsen – også selvom både chef, kunde og kollega synes, det er lidt irriterende, at du hele tiden spørger. Men vi ser jo alle verden gennem vores egne briller, og det, jeg synes er indlysende, er måske ikke indlysende for dig.

De udfordringer med møder, jeg har oplevet gennem tiden, har oftest været, fordi der blev antaget noget, som ikke var eksplicit aftalt. Her er et par eksempler:

Jeg antog, at venuet selvfølgelig havde et sted at hænge overtøjet.

Jeg antog, at fordi jeg havde bestilt udstyr, blev det også koblet til.

2) Detaljer

Det er ganske enkelt nøgleordet her. Hvis din chef og dine kolleger kan se, at du har 110% styr på alle detaljer omkring et arrangement, så er der ingen, der tvivler på dine evner udi planlægningens kunst. Svar på tiltale lukker munden på de fleste tvivlere.

4. Hvordan kan jeg lave et program, der tilgodeser alle?

Folk har tit forskellige interesser, så skal jeg vælge yoga, kokkeskole eller sport? Og der er jo forskel på ekstroverte og introverte deltagere, så hvordan samler jeg dem?

Giv deltagerne mulighed for at vælge mellem forskellige sessions: Noget aktivt, noget kreativt og noget mere ”bogligt”, og husk at beskrive sessions klart og tydeligt, så deltagerne ved, hvad de går ind til.

Det samme gælder for det faglige indhold, hvor du kan levere budskabet på flere forskellige måder: Standard-oplæg med Power Point, gruppearbejde, Fish bowl-oplæg mv.

Husk at tilgodese både introverte og ekstroverte – der er en tendens til at overse de introverte, når det gælder møder og events, fordi alting går så hurtigt i dag: Alle taler i munden på hinanden på et møde, eller der bliver spurgt ud i en fyldt konferencesal, om der er nogen, der har nogle spørgsmål. Her udelukker vi ganske enkelt de introverte, der ikke taler i munden på andre eller ikke har lyst til at stille sig op blandt hundredevis af andre deltager og stille et spørgsmål.

Husk derfor altid at give deltagerne tid til at reflektere over det, de har hørt. De ekstroverte skal nok gå i gang med at tale sammen, så de kommer ikke til at kede sig, men det giver de introverte en mulighed for at tænke over spørgsmål og kommentarer. Og de gange, jeg har brugt fx Silent Co-creation (bevidst stilhed i kortere perioder) i mine møder, bliver selv de ekstroverte glade for tiden til at reflektere.

Husk også at give mulighed for at stille spørgsmål, uden at man skal stille det i plenum. Om du gør det ved at bruge teknologiske hjælpemidler, eller om du blot giver deltagerne mulighed for at aflevere deres spørgsmål på en håndskreven note til ordstyreren i en pause, gør ingen forskel lige her. Teknologien kan gøre en forskel på mange måder, men i præcis dette tilfælde, har det ingen betydning.

Det kan være rigtig svært at finde det rette indslag, hvis du gerne vil slutte af med et, der kan samle alle, for du kan sjældent tilgodese alle deltagere på én gang. Der, hvor jeg har haft størst succes med alligevel at gøre dette, er med indlæg, der har en humoristisk kant, men som alligevel er fagligt funderet. Indslaget skal ligge i tråd med resten af jeres arrangement, så undgå indslag af rent underholdende karakter. Det samme gælder “kendis-indslag” – med mindre kendissen er relevant for jeres faglighed.

5. Hvordan får jeg deltagerne til at tage ejerskab i mødet?

For det første: Det skal være givet i jeres virksomhed, at man kun deltager i et internt møde, hvis der er en grund til det. Alt andet er spild af tid og ressourcer! Det er en uskik at invitere kolleger med til mødet, fordi ”han plejer at være med, når vi taler IT”. Hvis kollegaen har en rolle, skal han inviteres med – og rollen kan sagtens være, at han skal vide, hvad der bliver talt om, men ikke udføre en opgave.

På denne måde bliver det også naturligt, at deltagerne tager ejerskab for mødet, for de ved, at de har en rolle i det. Det er møderne, hvor man føler sig overflødig, man ”kommer til” at tjekke mails eller løbe gennem Facebook på mobilen.

6. Hvordan overbeviser jeg en flok hardcore ingeniører om, at vi skal bevæge os?

Det er et rigtig godt spørgsmål – og dejligt, fordi jeg arbejder med ingeniører til hverdag! Og nøgleordet her er helt klart RELEVANS! Hvis de kan se relevansen i opgaven, gør de det gerne. Hvis du dertil kan koble lidt videnskabeligt bevis, så har du dem med.

Anne Dalgaard foran en hvirveltrappe

Jeg er enig i, at vi sidder for meget ned til møder og konferencer, men jeg er ikke selv tilhænger af sang og dans til møder. Som oftest, fordi jeg ikke kan se relevansen med det (måske er der lidt ingeniør i mig?). Hvorfor er det, at jeg bliver dygtigere til mit arbejde, hvis jeg sejler i havkajak med mine kolleger, eller svinger med armene i 2 minutter, mens en overgearet 22-årig står på scenen og kommer med opmuntrende tilråb? Jeg har svært ved at se det.

Hvis du til gengæld sender dine ingeniører ud at gå i par eller små grupper, mens de diskuterer et emne, så er der ingen af dem, der vil have noget imod det. Eller sæt dem til at løse en opgave i små hold (byg noget i LEGO; byg en bro uden brug af søm og skruer men kun med træpinde; optag en video, hvor i gennemgår fordelene ved xyz). Så er de på.

Når du lægger sådanne ”walk’n’talks” eller gruppeopgaver ind i programmet, udgør de en del af indholdet, og du behøver derfor ikke gøre programmet længere, så de føler, de hellere ville gå tidligere hjem end at bruge tiden på at være aktive. Walk’n’talk er i øvrigt fortrinligt til at skabe netværk, som de fleste ønsker af især større konferencer. Hvis man ikke møder nogle nye mennesker til en konference, kunne man groft sagt ligeså godt blive hjemme og læse en bog om emnet.

Husk, at emner og opgaver altid skal være relevante for indholdet i dit møde eller konference. Der skal være en sammenhæng i hele arrangementet. Ellers taber du deres interesse og er tilbage til udgangspunktet næste gang.

Glem heller ikke kommunikationen! Forklar, hvorfor I bruger tiden på opgaven, så deltageren forstår sammenhængen. På den måde dæmmer du op for noget af modstanden: Hvis man ikke forstår, hvorfor man skal gøre noget, er man tilføjelig til at være imod.

7. Hvordan får jeg folk til at netværke, uden at det bliver akavet?

Som nævnt ovenfor er walk’n’talk en rigtig god løsning. Giv parrene/grupperne et emne eller lign. at tale om på gåturen. De, der ikke har noget andet at tale om, taler om emnet, mens de, der opdager andre ting, de har til fælles, automatisk vil slå over i at tale om dette – og sådan er det jo med netværk. Sammensæt par/grupper, der ikke kommer fra samme virksomhed eller afdeling/kender hinanden i forvejen, så du tvinger dem til at møde nye mennesker.

Du kan også lave nogle aktiviteter, som de fleste af deltagerne kan se sig selv i – ikke yoga, havkajak eller madlavning, men fx hjælp til velgørenhed (samle plastik, pakke juleposer el.lign.). Det udstiller ikke nogen, der ikke har lyst til at dyrke yoga sammen med fremmede, og det er de færreste, der ikke vil være med til at gøre noget godt for andre. Dette er de langt bedre til i fx USA, hvor velgørenheds-tiltag er en helt naturlig del af en konference (jeg har fx været med til at pakke poser med toiletsager til hjemløse), og det er noget, vi sagtens kan lære af dem.

Når man laver en sådan aktivitet sammen, kan det ikke undgås, at man også taler sammen. Og så er der lagt en grund for netværk.

8. Hvordan får jeg deltagerne til at huske mødet?

I møde- og eventbranchen taler vi en del om oplevelse, men det er ikke bare et modeord, som branchen slynger om sig, fordi det lyder godt. Oplevelsesøkonomien har ikke ”levet” forgæves, og selvom man i dag også taler om opmærksomhedsøkonomi, emotion economy og lignende, så betyder oplevelse meget for en mødedeltager.

Det helt basale i at skabe en oplevelse – og dermed give deltagerne grund til at huske mødet eller konferencen bagefter – er tre ting: Alle fem sanser skal i spil, deltagerne skal aktiveres undervejs, og så skal de have mulighed for selv at komme på banen og give udtryk for meninger og input. Hvis du sørger for at inkludere minimum disse tre tiltag i din event, så glemmer deltagerne det ikke sådan lige, da de alle har direkte adgang til hukommelsescentret i hjernen.

Man har i mange år haft for vane at give deltagerne i større events og messer diverse ting og gimmicks med hjem, men jeg mener, tiden er løbet fra den slags. Vi har ikke længere brug for at få en fysisk ting med hjem – vi vil hellere have oplevelser. Og når man ser på, hvor stort fokus, der er på bæredygtighed i dag, så giver det ikke mening at uddele hverken massevis af brochurer eller sjove ting, som man alligevel ikke får brugt (og vi har alle masser af USB-nøgler og power banks liggende derhjemme).

9. Hvordan ser fremtidens møder ud?

Efterhånden som de yngre generationer kommer ud på arbejdsmarkedet og dermed også som deltagere i vores arrangementer, kan det ikke undgås, at vi vil se større ændringer end hidtil. Mødebranchen bevæger sig ikke så hurtigt, og vi har været i gang med en transformation de seneste 10-15 år, men nu må der fart på, så vi ikke helt mister fodfæste.

Anne Dalgaard i hallen

Fremtidens møde vil være mere ”løst” end det, vi ser i dag. Fremover vil vi have lov at vælge præcis det indhold eller det format, der passer os. Så når vi planlægger en større konference, skal vi sikre os, at indholdet leveres på flere forskellige måder, så der er noget for alle – nogle lærer bedst ved at se, nogle ved at lytte og andre igen ved at gøre. Det er altså slut med ét samlet program, som alle følger. Individualisering og massetilpasning bliver nøgleord.

Samtidig vil der komme større fokus på læring, at alle sanser skal i spil, at deltagerne bliver aktiveret, og at de får mulighed for selv at komme på banen, som nævnt ovenfor. Det bliver endnu vigtigere at sikre sig, at deltagerne får noget ud af mødet, som de ikke ville kunne få, hvis det foregik online. Og selvom jeg tror på, at vi vil komme til at se flere online-møder fremover (bl.a. pga. begrænsede ressourcer – både ift. tid og klima), så kan fysiske møder noget helt unikt, og de vil aldrig uddø.

Ikke mindst, så spiller bæredygtighed en større og større rolle i møder og events – og vi taler om bæredygtighed i ordets egentlige forstand, ikke kun om økologisk mad, plastik og CO2-udslip. Møder i fremtiden skal være bæredygtige ift. klimaet, men også ift. øvrige ressourcer: Kan det betale sig at holde dette møde, hvad får vi ud af det, hvad får deltagerne ud af det, hvordan ændrer deltagerne adfærd efterfølgende osv. osv.

Jeg er helt overbevist om, at fremtidens møde vil være mere velovervejet og gennem-analyseret end i dag. Og jeg er lige så overbevist om, at det vil hæve niveauet for dem og gøre dem både mere udbytterige, bæredygtige og interessante.

10. Hvor kan jeg få sparring?

Hvis du har brug for sparring, anbefaler jeg dig at se nærmere på Meeting Professionals International’s (MPI) skandinaviske chapter, som holder møder primært i Danmark. Her kan du møde andre mødeplanlæggere samt udbydere til mødebranchen. Vi mødes ca. 8 gange om året omkring et emne, der har indflydelse på events (festivalization, ny teknologi, trends og tendenser indenfor mad osv. osv.), og der er altid rig lejlighed til at netværke med de andre deltagere.

I EventAnne hjælper jeg dig med at blive endnu bedre til at planlægge møder og events. Jeg holder virksomhedskurser, hvor undervisningen tilpasses til jer, uanset om I er nye i branchen eller har erfaring med møde- og eventplanlægning. På kurserne får I redskaber til at optimere jeres møder, og vi tager udgangspunkt i, hvor I er lige nu, og efterfølgende coacher jeg jer gennem planlægningsforløbet.

Tag fat i mig for en snak om, hvordan jeg kan hjælpe jer!

 

Relaterede indlæg

Download vores Møde&Konference-katalog

Download katalog

Julie Ferm

Kursuskoordinator

Telefon: 46 40 95 31
E-mail: jf@sonnerupgaard.dk

Julie er vores kursuskoordinator, og står for alt der har med Kursus&Konference at gøre. Ring eller skriv til Julie, hvis du har nogle spørgsmål til kursus- og konferenceafholdelse, og hvis du gerne vil ud på en rundvisning eller have et tilbud kursus, møde eller konference.

”Jeg er uddannet administrationsøkonom, og har arbejdet på godset i 4 år. Jeg elsker at hjælpe til i planlægningen af kurserne og konference på godset, og giver med glæde et godt råd eller to med på vejen.”

Læs mere om kursuscenteret her

Få overblikket med det samme

Download vores katalog og få overblik over vores udlejningsmuligheder, samt priser på lokaleleje og værelsespakker.

Download Bryllup&Fest-katalog
Download Bryllup&Fest-katalog

Kan du lide hvad du læser?

Få bryllupsreportager, gode tips og tricks til DIY og meget mere. Vi sender ca. 1 gang om ugen.

Abonnér på Bryllupsbloggen

Kan du lide hvad du læser?

Få gode tips til afholdelse af møder, planlægning, teambuilding og en masse inspiration. Vi sender ca. 2 gange om måneden.

Abonnér på Kursusbloggen