CORONA

Vi følger nøje udviklingen med COVID-19. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer om et kommende arrangement hos os, kan du altid skrive på info@sonnerupgaard.dk eller ringe til os på 46 40 95 31. Telefontid er 9-16 mandag-torsdag og 9-14 fredag.

Niels har idéer til mødet, som Tine skriver ned
Niels har idéer til mødet, som Tine skriver ned

Kapitel 3: Vi skal bare have sparket noget energi ind i dem!

Tre uger og seks dage inden salgsmødet


28. september 2020

“Vi skal sidde i hestesko. Og så er det vigtigt med grupperum. Vi skal nok bruge tre eller fire stykker. Skriver du det ned?”

Tine sad ved det ovale glasbord på den samme plads fra ledermødet dagen før. Hun nikkede og satte blyanten på arbejde. 

Hestesko. 3-4 grupperum (vigtigt!) 

Salgschefen vadede frem og tilbage. Måske hjalp det ham med tankestrømmen, tænkte Tine og kiggede rundt i lokalet.

Stemningen til mødet i går og det meget levende slideshow havde givet hende rigeligt at koncentrere sig om. Det var først nu, at hun rigtigt kunne finde ro til at bemærke indretningen. 

Nogle tørstige potteplanter stod og visnede på en hylde ved siden af en blomstret ukulele. I den modsatte ende af rummet stod et skrivebord, der mindede meget om Tines. Det så noget ældre ud, og der var ingen lysterapilampe, men rodet med ledningerne var ikke til at tage fejl af. Dette kontor havde Niels Iversen selv indrettet.

Det mest iøjnefaldende var dog plakaten af Arnold Schwarzenegger, der hang i en guldramme på væggen bag hende. Han stirrede direkte på Tine, imens han sugede på en fed cigar, der formede en tung røgsky i hjørnet af plakaten. Midt i røgskyen stod citatet: Trust yourself, no matter what anyone else thinks. 

Plakater af The Terminator var normalt noget, Tine ville se på sin yngste søns værelse – ikke på en arbejdsplads. Hun stirrede på teksten i røgskyen og funderede over, hvordan et voksent menneske kunne finde inspiration i en actionhelt. 

I samme øjeblik hørte hun et højt knips fra salgschefen, der fyrede sin næste idé af med pistolformede fingre rettet imod hende.

“Syv retter til middagen! Og vi skal have fri bar som Hanne foreslog! Det er virkelig vigtigt.” 

“Fri bar,” gentog hun med en lille rynke i panden. “Bliver sælgerne så ikke helt udmattede på andendagen?”

Det ville heldigvis ikke blive et problem. “De får ikke en dråbe før klokken seksten. Og vi lader dem bare sove lidt op ad formiddagen,” svarede han og viftede spørgsmålet væk med hænderne.

Han kender dem trods alt bedre, end jeg gør, tænkte Tine. Hun trak på skuldrene og førte blyanten tilbage på papiret.

Syv retter. Fri bar. 

For en kort stund stod Niels stille. “Det bliver nok ret dyrt med syv retter,” sagde han og kløede sig i skægget. “Og fri bar til tredive personer kan også hurtigt løbe op.” 

Tine tænkte med det samme på at få lavet et budget. “Så kan vi jo regne ud, hvad vi har råd til,” indskød hun. 

“Normalt ville det være den oplagte vej at gå,” svarede Niels. “Men i den her omgang vil det være spild af tid. Vi genbruger jo bare Victors budget fra januar.” Han pegede på et excel-ark, der lå på glasbordet overfor Tine. 

Kort forinden havde hun printet det ud på Niels’ opfordring, men hun havde ikke haft tid til at læse det endnu. Selvom det kun bestod af et enkelt stykke papir, var det svært at finde rundt i. Der var ingen farver, streger eller noget som helst til at guide øjet.

“Vi må bare spare lidt på indslagene, så skal det nok løbe rundt,” sagde Niels og begyndte at cirkulere rundt om glasbordet med armene i vejret. 

“Hanne nævnte også poweryoga – det skal i hvert fald med! Det er sjovt og ikke særlig dyrt, så vi finder bare noget mere i den dur. Kan du komme på nogle idéer?”

Men inden Tine nåede ind i sine egne tanker, blev hun forstyrret af Niels’ fingerpistoler, der vibrerede i luften.

“Color run! Det kræver stort set intet at forberede, men det er vildt sjovt. Og jeg kender en rigtig fed motivationstaler, som vi kan få ud billigt. Ham skal jeg nok selv kontakte. Skriver du stadig ned?”

Det gjorde hun. 

Poweryoga. Color run. Motivationstaler. 

Men hendes fortabte ansigtsudtryk afslørede et eller andet, der fik Niels til at forklare sig. 

“Vi skal sælge halvtreds procent mere Arabica og Cremoso og ti procent mindre Napolitano. Hvis mødet bare kan gøre det, så er vi tilbage på sporet inden jul!” sagde han og tilføjede, at det jo var grunden til, at de skulle holde møde.

Hele formiddagen havde han brugt på kontoret med at regne sig frem til de nye salgsmål. Tine nikkede og smilede, da han fortalte om dem. Det lød egentlig meget fornuftigt, synes hun. 

“Sælgerne skal nok indrette sig – vi skal bare have sparket noget energi ind i dem!” sagde Niels med et stort smil, der afslørede et nybleget tandsæt. 

“Motivation, Tine! Masser af motivation. Hvis mine sælgere skal sælge mere, så kommer jeg til at presse dem. Det kan ikke lade sig gøre uden drivkraft. Altså skal vores salgsmøde ose af motivation. Det kan du vel nok se, ik’?”

Hendes øjne stirrede tomt på noterne. Hestesko. Fri bar. Color run. Hvad er det, jeg ikke kan se? tænkte hun. Men hun tænkte også på, at hun var ny på jobbet, og at Niels trods alt kendte sine ansatte rigtig godt. At han var en erfaren og dygtig leder, venlig og karismatisk, der endda havde vundet priser for at arbejde med motivation. Bare han ved, hvad han laver, tænkte Tine.

Snart var opgaven kortlagt: 

 

1½ døgn, 30 PAX 

Lokaler: Plads til hestesko + 4 grupperum

Forplejning: Syv retter til middag og fri bar fra kl. 16

Indslag: Poweryoga, color run, motivationstaler

 

Tiden fløj. Niels måtte videre til et møde, og om en time skulle Tine hente børn. Hun brugte det sidste af arbejdsdagen på at indhente tilbud fra de kursuscentre, hun kunne finde på nettet. De fik alle sammen en kopi af den samme e-mail, og så var den opgave krydset af.

Den aften sov Tine meget tungt…

 

Da hun mødte ind næste morgen, havde hun allerede modtaget syv tilbud i indbakken. Hun printede dem ud og lagde dem pænt frem på Niels’ bord i hver sin stak. 

Niels havde aldrig for travlt til at rose sine ansatte – heller ikke selvom han havde tusind møder i kalenderen. Da han mødte ind, bladrede han straks frem og tilbage i stakken, imens han hele tiden fortalte, hvor glad han var for at have så god en assistent. 

“Jeg tror, det bliver den der!” sagde han og hamrede en pegefinger ned på et af tilbuddene. “Det ser fedt ud. Lad os takke ja med det samme!”

M33tomania var et nyt kursuscenter i Kødbyen med en meget spacy indretning og en indbydende ginbar, som Niels virkede meget henrykt over. Det var endda i gåafstand fra kontoret. 

Tine havde svært ved ikke at være stolt af sig selv. Faktisk var hun en smule forlegen, for hun var slet ikke vant til at få så meget ros. 

Men der var en tanke, som hun ikke kunne slippe, og den hang fast i hendes hoved langt op ad frokosten. 

Det her var nemt. Alt for nemt. Hun havde arrangeret events før – ganske vist ikke af den her størrelse – men det havde taget meget længere tid at komme hertil. Flere uger endda. 

Noget manglede. Niels ville have ændret salget inden jul – halvtreds procent mere af Arabica og Cremoso og ti procent mindre af Napolitano. Om det er for ambitiøst eller ej, det må han om, tænkte Tine. Men koblingen fra det til poweryoga og fri bar var stadig usynlig for hende. En tanke strejfede hende: Kan jeg stole på, at Niels faktisk ved det? 

Nej, hun måtte være sikker. 

Hun gik ind på hans kontor for at få det afklaret, men chefen var ingen vegne at se. Der var kun visne planter og rodede ledninger. Arnold hang stadig i guldrammen på væggen og røg cigar. 

Trust yourself, no matter what anyone else thinks.

For en kort stund stod Tine og stirrede på teksten. Måske havde actionhelten fat i noget. Hun mærkede en overvældende følelse af ansvar, og tænkte: Hvis det er mig, der skal planlægge mødet, så må jeg også sørge for, at det virker!

 

Hvad har du lige læst?

Uden at vide det er Niels ved at slå rekorder inden for mødeplanlægning. På kun halvanden dag har de allerede formål, indhold og kursussted på plads. 

Tænk at det kan være så let! 

Hvis din mødeejer har lige så meget fart på som Niels, så kan det let hænge sammen med, at formålet ikke er helt gennemtænkt. Aktiviteterne og hele opbygningen af mødet skal jo hænge sammen med det. 

Her udpensler vi, hvorfor formålet er så vigtigt:

Derfor skal du altid starte med formålet, når du planlægger møde

Kristoffer Thrane, forfatter fra Sonnerupgaard Gods

OM FORFATTEREN

Kristoffer Bavngaard Thrane er mit fulde navn. Siden 2018 har jeg gjort mig umage med at formidle fif og gode råd fra mødebranchens bedste eksperter her på bloggen.

Steen Møller, ekspert i mødeplanlægning

OM EKSPERTEN

Steen Møller har en lang baggrund som konsulent i mødebranchen, og han har blandt andet stået i spidsen for at udvikle Meetovation 3.0 for VisitDanmark.