CORONA

Vi følger nøje udviklingen med COVID-19. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer om et kommende arrangement hos os, kan du altid skrive på info@sonnerupgaard.dk eller ringe til os på 46 40 95 31. Telefontid er 9-16 mandag-torsdag og 9-14 fredag.

Mary sidder på Tines plads og venter
Mary sidder på Tines plads og venter

Kapitel 6: Du mangler bare at strukturere dine spørgsmål

To uger og seks dage inden salgsmødet


26. oktober 2020

Da Tine mødte ind tirsdag morgen, var hendes kontorplads allerede optaget. Mary sad i stolen med et krøllet stykke papir i hænderne. Hun kiggede uforstyrret op på fra skrivebordet og gav Tine et nik.

“Jeg har brug for din hjælp” sagde hun og knugede forsigtigt det krøllede papir i hænderne. “Og det ser ud til, at du har brug for min.”

Tine stirrede på det uglede ark. Hun fik øje på papirkurven på gulvet – den var tom. Så mødte hun et skævt smil.

“Det duer jo ikke, at vores kolleger kun sælger den ene slags kaffe – og da slet ikke når de to andre er ved at løbe på datoen!”

Tine skar en forvirret grimasse, og Mary slog ud med armene.

“Jeg kom måske til at overhøre lidt af din snak med Lars efter frokosten i går. Men det her er altså vigtigt!”

Det fik Tine til at le. “En anden gang kan du altså bare tage en kop sammen med os,” grinede hun.

“Nåede du at vise det her til Niels, inden du krøllede det sammen?” spurgte Mary.

Spørgsmålet fik Tine til at sukke. Hun gav sig til at studerede mønstret på gulvtæppet. “Ja, vi snakkede om det i går,” forklarede hun. “Han mente, at jeg overkomplicerede mødet. Og hvad ved jeg egentlig om det. Han kender trods alt sine sælgere temmelig godt.”

Mary lænede sig frem mod Tine med et hemmelighedsfuldt blik. “Han bliver overmodig under pres,” hviskede hun. “Og med det her firmas situation er jeg sikker på, at han snart panikker. Det kan jo gå fuldstændig galt, hvis han får lov til at fortsætte!”

Nu trådte Tine et skridt tilbage. Hun brød sig for godt om Niels til at tale ondt om ham. Også selvom han ikke var så lydhør. Men Mary kunne godt have ret i, at han var ved at køre salget helt af sporet. En frygtelig tanke strejfede hende: Vi kunne reelt set gå konkurs.

“Du mener, at han burde blive fyret. Det forstår jeg godt,” sagde hun og holdt vejret.

“Nej, for pokker, nej,” lo Mary. Lettet udåndede Tine et tungt: Ahh-ha-ha-ha.

“Han skal bare vejledes, Tine. Og du skal bruge den her EFU-model til det, så mødet bliver designet efter de rigtige behov.” Hun rystede det krøllede ark i hånden “Det ser ud til at være en rigtig god metode. Du mangler bare at strukturere dine spørgsmål.”

“Jamen for ham skal det møde ikke handle om andet end motivation,” klagede Tine.

Bollocks! Han ved ikke, hvad han taler om,” udbrød Mary og rystede på hovedet. “Derfor er det vigtigt, at du tager ejerskab i mødet. Vil han seriøst lave faldskærmsudspring?” Hun grinede, og Tine fornemmede et strejf af sarkasme.

“Fandme nej, om vi skal springe faldskærm. Så kunne det lige så godt være Victor, der arrangerede det. Han har lavet et lignende nummer før, og det gik rent ud sagt ad helvede til,” snerrede Mary og himlede med øjnene. Så gik hun hen til døren, åbnede den og stak hovedet ud. Da hun kunne konstatere, at de var alene på kontoret, lukkede hun døren i og henvendte sig igen til Tine.

“Du hørte ham jo selv til frokosten i går, that bloodsucking bully. Og alle vores andre kolleger. Ingen af dem forstår jo at sælge de rigtige bønner. Uanset hvor mange gange de springer ud af en flyvemaskine, så kommer de aldrig til at sælge andet end Napolitano.”

Rummet var fyldt med stilhed i nogle få sekunder, indtil Tine brød ud i latter.

Et stort spørgsmålstegn formede sig i Marys ansigt. “Hvorfor griner du?” spurgte hun og smilede.

Tine måtte tørre øjnene i ærmet. “Jeg ved det ikke,” gnækkede hun og fortsatte med at skraldgrine. Snart grinede Mary med.

“Hvor er det rart, at der endelig er nogen, jeg er enig med,” sagde Tine, da hun lidt efter lidt kunne få luft fra grineflippet. “Jeg kan slet ikke komme igennem til Niels med noget.”

“Han plejer ikke at være så svær at snakke med. Han må være meget stresset,” gættede Mary.

Tanken om en stresset Niels fik Tines grineflip til at slutte. Han er god nok, tænkte hun. Men jeg kender ham bare ikke særlig godt. Hun studerede Mary i et øjeblik og spurgte: “Kan du snakke med ham om det?”

I bloody wish,” sukkede Mary. “Men jeg ville få samme reaktion. Du er den nye PA. Han har basically ansat dig til at holde ham i ørene. Det er det, jeg siger, Tine. Jeg har brug for din hjælp. Du skal få Niels til at fatte, at vi skal bruge et meget mere seriøst arrangement, end han går og forestiller sig. Og det er kun dig, der kan få ham til at forstå det.”

Tine satte sig i stolen, og tog en dyb, dyb vejrtrækning. Da hun pustede ud, sank hun ned i sædet og lod albuerne glide ud over armlænet. “Jeg aner slet ikke, hvordan jeg skal gøre det.”

Et stort smil bredte sig over Marys læber. “Det er så her, du har brug for min hjælp,” sagde hun og hev en kuglepen ud af brystlommen. Tine hev sin notesbog op af tasken og rakte den til Mary, som gav sig til at tegne en model i den.

 

SELB

Situation

Enighed

————

Løsning

Beslutning

 

“Hernede er Niels,” sagde Mary, og pegede på den nederste del af modellen under stregen. “Han har nærmest allerede besluttet sig for, hvad der skal ske på mødet. Men han har ikke forstået situationen. Vi skal få ham herop.” Hun tegnede en stor, fed cirkel om papirets øverste halvdel.

“Hvorfor ved du så meget om at planlægge møder?” spurgte Tine.

“Hvorfor tror du, jeg er den eneste, der kan sælge så meget af alle vores kaffebønner?” lo Mary og bankede en pegefinger på tindingen. “Sguda fordi jeg er en ægte sælger, der har lært at skræddersy løsninger til kundernes behov. Og fordi jeg forstår produktet. Ikke ligesom Victor og alle de andre, der bare sælger det, de selv synes bedst om.” Hun himlede med øjnene.

Tine samlede notesbogen op og kiggede på modellen. “Så jeg mangler i virkeligheden at være en rigtig god sælger?” spurgte hun.

Oh, bugger that,” lo Mary. “Jeg skal faktisk bare lære dig at strukturere dine spørgsmål. Det klarer du fint!”

Tine tænkte over det. Niels var til møde med nogle kunder i Jylland, så de havde hele dagen for sig selv. Hun gav Mary et langt nik, og straks var Tine i gang med at lære samtalestruktur.

“Start ud med at forklare, hvorfor du spørger,” forklarede Mary. “Ellers bliver Niels nok lidt forvirret, that misguided moron.”

Tine grinede og tænkte: Sikke et ordforråd. Mary fortsatte med at snakke.

“Du kan sige sådan noget som: ‘Jeg vil lige høre lidt om, hvad vi skal have ud af produktet, så jeg bedst hjælpe dig,’ men det er ikke vigtigt, hvad du helt præcis siger – bare du starter med at forklare, hvorfor du spørger.”

Tine nikkede. Hun ville gerne høre det en ekstra gang, men Mary var allerede videre i sin lektion.

“Der findes to slags spørgsmål – de åbne og de lukkede,” forklarede Mary og rakte ud efter notesbogen. I toppen skrev hun: Hvad værdsætter du ved en god kop kaffe?

“Du kan svare rimelig frit på det her spørgsmål,” sagde hun og daskede til papiret med kuglepennen. “Det er et åbent spørgsmål – det åbner samtalen, og det skal du bruge for at finde frem til følelser, holdninger og fakta.”

Hun skrev videre på papiret: Kan du bedst lide Cremoso?

“Her er det svært at svare andet end ja eller nej. Det er et lukket spørgsmål. Det begrænser svarmulighederne. Sådan nogle spørgsmål skal du bruge til at finde enighed.”

Tine nikkede igen, men hun havde svært ved at holde fokus.

Mary havde en elegant melodi i sin udtale, men indimellem bandede hun som en sømand. Hun lød som en krydsning mellem kronprinsessen og Kaptajn Haddock. Det kæmpede Tine med at abstrahere fra.

“Når du skal forstå situationen, skal du stille åbne spørgsmål. Du skal åbne samtalen. Her er din EFU-model jo oplagt. Hvad skal vi have ud af mødet? Hvad vil vi gerne opnå? Når du – ”

Nu brød Tine ind. “Problemet er, at han bare giver vage svar og snakker forbi mig,” klagede hun og tænkte tilbage på, hvordan han havde afvist modellen fredag eftermiddag.

“Derfor er det vigtigt, at du starter med at forklare, hvorfor du vil spørge ham om noget,” svarede Mary. “Præcis som jeg sagde lige før. Nævn noget, der giver et relevant perspektiv på det, du vil snakke om.”

Med det samme kom Tine i tanke om episoden med Lars dagen før. “Jeg kan jo fortælle ham om situationen på lageret,” foreslog hun. “Ville det være passende?”

Absolutely!” jublede Mary. “Det ville passe som en fod i en handske.”

“Tak,” sagde Tine og stirrede længe på Mary, som ikke forstod hentydningen.

Tine rømmede sig. “Jeg tror nu, at det hedder ‘som en fod i en hose.’

“Nej, det kan ikke passe,” svarede Mary og rystede på hovedet. “Det hedder som en fod i en handske. Jeg har altid hørt det sådan.”

Måske var Tine alligevel ikke helt ovre sit grineflip alligevel. Hun undertrykte grineimpulsen, men nogle smågrin undslap hende.

“Hose, handske – hvad er forskellen?” sagde Mary og grinede med igen. “It fits like a fucking glove, okay? Lagersituationen er en god indgangsvinkel.” Hun klikkede på kuglepennen og førte den ned på toppen af siden i Tines notesbog. Bønnerne bliver for gamle, skrev hun.

“Du har forklaret, hvorfor du spørger. Nu skal du åbne samtalen. Overfladiske svar kan du ikke bruge til noget – du skal helt ind i hans hoved, så du kan forstå hans tankegang. Brug KUN åbne spørgsmål.”

Tines blik strejfede den sammenkrøllede artikel med EFU’erne, der lå ved siden af hende på skrivebordet. Hun slog en pegefinger ned på et stykke af teksten. Hvorfor det? Hvad skal det gøre for mødet? stod der.

Mary kiggede ned på arket og nikkede til Tine. “Exactly!” udbrød hun. “Det er præcis den slags åbne spørgsmål, du skal bruge. Når du føler, at I er ved at forstå situationen, så stiller du et lukket spørgsmål.”

Det tog Tine et halvt minuts tid at tænke sig frem til, hvad hendes kollega fiskede efter. “Er vi enige om, at vi skal gøre noget ved de holdninger?” forsøgte hun.

Perfect,” svarede Mary og klappede med foldede hænder. “Hvis han svarer nej til det, så skal du udforske situationen igen, hvor du bruger åbne spørgsmål. Men hvis han svarer ja, så har du endelig et klart svar. Og så kan du bare fortsætte med de andre emner.”

Den sidste sætning standsede Tine i at kaste armene i vejret af jubel. “Andre emner,” gentog hun. “Hvilke andre emner?”

Mary kiggede uforstående på hende. “Der er vel også andre vigtige ting ved salgsmødet end at arbejde med holdninger, don’t you think?

Tine nikkede og afventende et svar.

“Når du stiller spørgsmål, har du ordet. Du vælger emnet. Du giver samtalen kontekst. Og med den kan du afvæbne Niels’ værste idéer.”

“Fortæl mig mere!” svarede Tine med et ivrigt nik, imens hun noterede: Afvæbn idéer med kontekst.

Mary nikkede igen. “Sådan her,” sagde hun og imiterede en samtale med salgschefen. “Supergod idé, Niels. Men vores sælgere har nogle helt skæve holdninger til kaffen. Hvordan kommer faldskærmsudspring lige til at ændre på det?”

“Wow,” udbrød Tine med udspilede øjne, imens hun tænkte på, hvor meget magt der egentlig ligger i at stille spørgsmål.

“That’s right,” svarede Mary. “Og når han ikke kan svare på det, kan du få samtalen tilbage på sporet med et nyt åbent spørgsmål. Spørg ind til situationen, og søg enighed. Til sidst kan du opsummere, at I er blevet enige om det ene, det andet og så videre. Når du har fået et klart ‘ja’, så har du faktisk en klar aftale med Niels.”

Tine kiggede ned i notesbogen med alle Marys guldkorn. Hun havde lyst til at kramme den.

“Nu har du styr på situation og enighed. Herfra er det ret ligetil,” fortsatte Mary. “Jeg sælger jo kaffebønner – ikke møder – men idéen er den samme. Du skal komme med løsninger, der passer til det, I blev enige om. Og giv ham tre løsninger, så han har lidt at vælge mellem. For eksempel tre forskellige kursussteder. Er du stadig med?”

Tine nikkede og noterede: Find 3 relevante kursussteder.

“Når du præsenterer dine løsninger for Niels, så start med at opridse det, I blev enige om. Du kan bruge den her, når du præsenterer,” sagde Mary og hev det krøllede ark frem. Tine genkendte hurtigt EFU-modellen. “På den måde viser du Niels, at alle dine løsninger er relevante.”

Igen skrev Tine ned i sin notesbog: Brug EFU til at præsentere løsninger.

“Så er der bare beslutningen tilbage,” sagde Mary. “Niels vil garanteret have det overstået hurtigt. Men sørg lige for, at han sover på det. Så er det nemmere at træffe den rigtige beslutning.”

Sov på det, noterede Tine.

For første gang siden hun startede på jobbet, følte Tine sig godt tilpas. Sådan rigtig godt tilpas. Og efter at have øvet samtalestruktur hele dagen med Mary, følte hun sig klar til at tackle alt, uanset hvilken vanvittig idé Niels ville kaste op i luften næste gang.

Hun lagde notesbogen med Marys struktur ned i sin taske. I tasken fik hun øje på et ulæseligt, rodet excel-ark.

Vi genbruger jo bare Victors budget fra januar, havde Niels sagt.

Hun rev det midt over og kylede det i papirkurven.

I morgen får vi fandme styr på det formål, så jeg kan arrangere et ordentligt salgsmøde, tænkte hun. Nu skal det være slut med tilfældige idéer.

Så gik hun glad og stolt til fyraften.

Hvad har du lige læst?

Du kan umuligt designe et godt møde, hvis du ikke ved, hvad I skal have ud af mødet.

Hvis du ligesom Tine bare får kastet idéer i hovedet, så har du ikke en jordisk chance for at tænke noget selv. Og så bliver det en rigtig udmattende opgave. Derfor skal du kunne stille de rigtige spørgsmål.

Vi bliver klogere af at stille spørgsmål. Det er en grundsten i godt samarbejde. Men folk har det jo lidt med at snakke udenom – det er ikke kun noget, Niels lider af.

Du skal bruge en god samtalestruktur.

Hvis du kender BALA eller BEPS, så kan du sagtens bruge dem. De er helt udmærkede.

Men SELB er den absolut bedste samtalestruktur, der findes. Og den er nem at forstå.

Jeg kan lære dig den lige her:

Sådan finder du dit mødeformål med SELB

Kristoffer Thrane, forfatter fra Sonnerupgaard Gods

OM FORFATTEREN

Kristoffer Bavngaard Thrane er mit fulde navn. Siden 2018 har jeg gjort mig umage med at formidle fif og gode råd fra mødebranchens bedste eksperter her på bloggen.

Steen Møller, ekspert i mødeplanlægning

OM EKSPERTEN

Steen Møller har en lang baggrund som konsulent i mødebranchen, og han har blandt andet stået i spidsen for at udvikle Meetovation 3.0 for VisitDanmark.