Sonnerupgaard Gods logo
Hotelophold
Download katalog
MENU

Sådan planlægger du et seminar fra A-Z: Kan du genkende rækkefølgen?

Seminarer, kurser, konferencer, kickoff, sommerfest, julefrokost – alle de store møder ud af huset har noget til fælles – processen. Men hvordan ser den ud? Hvilke punkter er der? Og hvad er rækkefølgen? Her får du overblik over hele planlægningsprocessen, så du kan gå selvsikkert til opgaven med ro i maven. Brug den, inden du går i gang med at planlægge.


31. oktober 2019

Overblik er guld. En fast og gennemarbejdet struktur gør, at du kan holde styr på dit arbejde. Du kan være mere tryg ved din opgave om at planlægge seminarer. Det aflaster dig for en masse unødvendigt arbejde, så du kan få mere tid til at være kreativ og få nye idéer. Og du kan gå til opgaven med stil – så kan du jo næsten ikke undgå at imponere nogen.

Har jeg fanget din interesse endnu?

Jeg vil gerne hjælpe dig med at planlægge de bedste seminarer, og jeg er god til at lytte. Hvis du er det mindste i tvivl om processen med at planlægge, eller hvis du synes, jeg har overset noget – skriv til mig. Så finder jeg en god løsning og tilføjer det til overblikket her.

Heldigvis har jeg allerede fået en hel del hjælp til at overskue hele processen.

Steen er lidt af en mødehaj.

Steen er også certificeret underviser i meetovation, og han uddanner folk i Danmark og i udlandet til at blive dygtige mødedesignere. Senest har han også uddannet mig og mine kolleger her på godset i Meetovation 3.0 – det kan du læse mere om her.

Steen har hjulpet mig med at skitsere processen om at planlægge møder. Vi kom frem til de her 6 punkter.

Mangler der noget?

1) Du får opgaven

Din chef stikker dig opgaven. Eller din kollega. Eller måske en kunde? Det kommer jo an på, hvad du arbejder med. Men du får i hvert fald ansvaret for at planlægge et stort seminar ud af huset.

Nu er du mødeplanlægger. Og chefen, kunden eller kollegaen bliver til ”mødeejer” – den person, du skal arrangere mødet på vegne af.

Facepalm over at sidde i hestesko

Der er allerede en del idéer på tegnebrættet, som følger med opgaven: I skal sidde i hestesko, der må gerne være lidt croissanter til morgenmaden, og så skal der være et indslag med poweryoga for at løfte energien.

Dem vil du gerne vide lidt mere om, og du har en del spørgsmål:

Mødeformål

  • Hvorfor skal I holde møde?
  • Hvordan passer det ind i virksomhedens strategi?
  • Hvilken ROI forventer I af mødet?
  • Hvordan vil I opnå den?
  • Hvilken adfærd ønsker I, deltagerne skal have efter mødet?
  • Hvad er vigtigst for mødet?
  • Hvad skal det gøre?
  • Hvilket udbytte skal det give?
  • Hvem skal deltage?
  • Hvad ved I om deltagerne?
  • Hvilken slags personer er de? (Du kan fx bruge DiSC-profiler)
  • Hvornår er mødet en succes?
  • Er det nødvendigvis bestemt af hestesko, croissanter og poweryoga?

Når I er blevet enige om udbyttet, så begynder du at undersøge, hvordan du vil designe mødet – og du starter med kursuscenteret.

I giver jer god tid til at blive enige, inden du undersøger markedet, for du kan ikke komme videre med opgaven, før I er helt sikre på mødeformål og udbytte.

2) Du afsøger markedet

Du eller mødeejeren har erfaringer med nogle forskellige steder. Måske er der endda en liste over, hvilke steder du må bruge. Eller også er der helt frit slag.

Du surfer nettet for muligheder. Måske er du inde forbi Kursuslex eller DKBS.

Du downloader en håndfuld kataloger hos dem, der ser mest spændende ud. Og så tilmelder du dig deres nyhedsbrev, nu du alligevel er i gang 😉

Markedet er stort, og der er mange gode tilbud. Du sorterer i dem og udvælger de 3 mest interessante steder. Du giver dem et kald eller sender en mail til dem.

Hvordan kan kursusstedets tilbud spille ind i den adfærd, I gerne vil påvirke?

Du kigger på, hvilket udbytte de hver især kan give dig: Maden, aktiviteterne, indslagene, lokalerne, grupperummene, oplægsholderne, opsætning, bordopstilling, bæredygtighed, design, – alt det der. Du overvejer også, om der er noget relevant lokalhistorie ved kursusstedet, som kan hænge sammen med dit mødeformål.

Du går i dialog med de 3 steder. I snakker om dit mødeformål, og hvad kursusstederne hver især kan tilbyde, der passer til dig. De tilbyder at vise dig rundt, når du har tid.

Hvis du er rigtig heldig, så har de endda et gratis arrangement klar til dig med rundvisning, aktiviteter og middag (det har vi 😇)

Du tager på besøg hos hvert sted og fortæller dem, hvilket udbytte du søger. Så giver de dig et tilbud, der passer til. Når du har fået dine tilbud, har du måske et par spørgsmål til ting, du vil have uddybet.

Når du er sikker på, hvordan hvert tilbud passer ind i mødeformålet, gør du klar til at præsentere dine 3 forslag for mødeejeren.

3) Du præsenterer dine forslag

Du forbereder en skarp, struktureret og spiselig præsentation, hvor du viser mødeejeren, hvad du har fundet frem til.

Det første indhold i din præsentation er at genopridse din opgave – navnlig hvad mødeformålet var, hvordan det passer ind i virksomhedens strategi, og hvilken adfærd det skal skabe.

I har allerede forventningsafstemt om mødeformål og udbytte fra starten af, så alt burde være OK.

Nu præsenterer du løsningerne, og hvordan de passer til mødeformålet.

Chefen præsenterer en stigende graf

Efter din præsentation snakker I om dine 3 forslag. I vender fordelene og ulemperne ved dem – men I holder hele tiden fokus på udbyttet.

I holder en arbejdsdags pause fra opgaven, før I beslutter jer for, hvad I vælger.

Og så er det tid til at fejre det! I spiser noget ekstra lækkert til frokost og måske åbner du en flaske vin til fyraften. Du giver i hvert fald dig selv noget ros, for nu er du nået rigtig langt med mødet.

4) Du forbereder mødet

Nu begynder rugbrødsarbejdet. Der er meget at holde styr på, så du laver en tjekliste fra dags dato til mødedagen og til evalueringen – alt sammen i prioriteret rækkefølge og med plads til initialer ved siden af hvert punkt. Så kan du holde styr på punkterne med ro i maven.

Du koordinerer med kursuscenteret om dato, mad, overnatning og transport. Du booker oplægsholdere, aktiviteter og andre indslag.

Du skriver en skarp invitation til alle deltagerne og koordinerer tilmeldingerne.

Du tænker en ekstra gang over, hvem der skal med til mødet, og hvordan du får leveret det møde, du planlægger. Du tænker over rigtig mange ting.

  • Hvordan du bedst får opmærksomhed på dagen, når du skal byde velkommen og give informationer
  • Hvordan hver workshop skal fungere
  • Hvilke overraskelser, der kunne passe ind
  • Hvordan du kan få deres energi op, når den er ved at dale
  • Hvilke afbræk, du skal bruge, og hvor de passer bedst ind i mødet
  • Hvordan alle kan komme til orde
  • Hvordan alle kan få en chance for at blive set og hørt
  • Hvordan du skal håndtere uventede ting og pludselige ændringer i planen
  • Hvordan du slutter mødet af
  • Og hvordan du følger op på det, når I vender tilbage til dagligdagen

5) Du afholder mødet

Så går det løs! Du har forberedt og planlagt til mindste detalje, men der er altid nogle ting, der ikke går efter planen.

Du prøver at finde ro og undgå stress. Det er svært, for det er et stressende erhverv at planlægge store møder. Heldigvis kan du koordinere pludselige ændringer med én person fra kursusstedet på dagen, så du undgår miskommunikation.

Når energien er ved at falde, er du klar med et hurtigt og nemt indslag. Sådan en hokus-pokus-mødet-i-fokus-indslag. For eksempel en energizer.

Du giver dig selv et øjeblik til at være stolt af dig selv. Du har nemlig gjort et rigtig godt stykke arbejde – og det er nemt at glemme i farten.

Inden alle går hjem, får du en smule feedback med fra deltagerne, som du bruger senere, når du evaluerer mødet. Du reflekterer også selv over mødet.

6) Du evaluerer mødet

Du evaluerer internt med deltagerne. Hvad gik godt? Hvad skal I forbedre? Hvad skal I fastholde?

Kolleger giver feedback på mødet

Du evaluerer med kursuscenteret.

Til sidst evaluerer du med mødeejeren, om I opnåede det, I ville.


Hvad synes du om opbygningen?

Det var mit og Steens bud på, hvordan hele processen med at planlægge et møde fra ser ud fra A-Z.

Kan du genkende rækkefølgen? Mangler vi noget?

Vi er klar til at sparre med dig! Del dine input med os. Så vil vi dykke ned i det og opdatere rækkefølgen her, så du får det bedste overblik, vi kan give dig.

Kristoffer Thrane

Steen Møller

De bedste hilsner fra Steen & (kri)Stoffer

Relaterede indlæg

Download vores Møde&Konference-katalog

Download katalog

Julie Ferm

Kursuskoordinator

Telefon: 46 40 95 31
E-mail: jf@sonnerupgaard.dk

Julie er vores kursuskoordinator, og står for alt der har med Kursus&Konference at gøre. Ring eller skriv til Julie, hvis du har nogle spørgsmål til kursus- og konferenceafholdelse, og hvis du gerne vil ud på en rundvisning eller have et tilbud kursus, møde eller konference.

”Jeg er uddannet administrationsøkonom, og har arbejdet på godset i 4 år. Jeg elsker at hjælpe til i planlægningen af kurserne og konference på godset, og giver med glæde et godt råd eller to med på vejen.”

Læs mere om kursuscenteret her

Få overblikket med det samme

Download vores katalog og få overblik over vores udlejningsmuligheder, samt priser på lokaleleje og værelsespakker.

Download Bryllup&Fest-katalog
Download Bryllup&Fest-katalog

Kan du lide hvad du læser?

Få bryllupsreportager, gode tips og tricks til DIY og meget mere. Vi sender ca. 1 gang om ugen.

Abonnér på Bryllupsbloggen

Kan du lide hvad du læser?

Få gode tips til afholdelse af møder, planlægning, teambuilding og en masse inspiration. Vi sender ca. 2 gange om måneden.

Abonnér på Kursusbloggen