Mødebranchen snakker for meget om ‘fremtidens møder’.
Vi hører hele tiden om nye mødeapps, nye michelin-restauranter og nyt om mødekendisser.
Men hvad så med ‘nutidens møder’? Hvad så med DIT møde?
Det handler jo nok om noget andet end Michelin-mad, møde-apps og Martin Bryggmans (intet mindre end fantastiske) Kirsten Hüttemeier-parodi.
Jeg tør vædde på, at der er en anden grund til, at I holder møde.
Hvorfor snakker vi ikke mere om det?
Dette er min bøn til mødebranchen: Lad os snakke mindre om teknologi, mad og kendisser og mere om formål. Så bliver det meget nemmere at finde det rigtige indhold.
Lad os starte med DIT møde. Du kan let finde formålet, hvis du kan spørge rigtigt.
Her er den perfekte samtalestruktur til at finde et klokkeklart mødeformål.
Start med spørgsMÅLET: Hvad er målet med din spørgen?
Motiver dine spørgsmål. Hvad skal du bruge svaret til?
Så bliver det nemmere at svare på dem.
F.eks.
Jeg vil lige spørge lidt ind til formålet. Så kan jeg skræddersy det bedste til os.
Eller:
Min kollegas møde blev planlagt i kaos. Der var ikke styr på formålet. Det vil jeg gerne have. Derfor vil jeg gerne spørge ind til det.
Giver det mening?
Godt!
Vi kigger lidt videre på spørgsmål.
Åbne og lukkede spørgsmål
Åbne
Åbne spørgsmål giver svar lige fra hjertet. Eller hoften.
- Hvilken slags musik lytter du til?
- Hvordan ser din drømmeferie ud?
- Hvad synes du om fransk gedeost?
De er gode til at åbne samtalen. Du finder frem til følelser, holdninger og fakta.
Lukkede
Når du stiller et lukket spørgsmål, begrænser du muligheden for at svare.
- Er du til David Bowie eller Rasmus Seebach?
- Drømmer du også om at rejse til Nepal?
- Kan du lide roquefort? (JEP!)
Her snævrer du rammerne ind. Det er ikke så godt, hvis du vil have et fyldigt svar.
Men hvis du vil lukke et emne og søge enighed, så er de lukkede spørgsmål guld!
Brug dem KUN til at bekræfte noget konkret.
Nu skal du motivere dine spørgsmål. Du kommer til at veksle lidt mellem åbne og lukkede spørgsmål.
Og for at holde lidt struktur i det, skal du lære om SELB.
SELB: Situation, Enighed, Løsning, Beslutning
Måske kender du BALA (Behov, Accept, Løsning, Accept) eller BEPS (Behov, Enighed, Præsentation, Salg).
Metoderne er meget ens.
Da jeg lærte det af Steen hed det SELB, så det bliver vi ved.
SELB er en dialogstruktur.
Den lærer dig at forstå andres behov og finde enighed om dem.
Med den kan du skræddersy det perfekte møde.
Så – Situation, Enighed, Løsning, Beslutning
Er du klar?
Situation: Hvad er vigtigt?
Næsten alle starter med idéerne. Apropos møde-apps, Michelin-mad og Kirsten Hüttemeier.
Men ikke os.
Glem idéerne for en stund. Først skal vi finde formålet.
Spørg ind til, hvad mødet skal.
Brug KUN åbne spørgsmål. Øv dig I HV’erne:
- Hvad er formålet med mødet?
- Hvad skal vi få ud af det?
- Hvad er det vigtigste?
Du vil typisk få nogle ret korte svar. Væbn dig med tålmodighed. Og hvis svaret er for kort, så fortsætter du bare med at spørge ind:
- Hvorfor det?
- Hvad skal det gøre for mødet?
- Hvad tænker du, vi skal få ud af lige præcis det?
Det er meget vigtigt, at du kun bruger åbne spørgsmål. Bliv ved, indtil du forstår svaret.
Her er det godt at kende lidt til EFU-Modellen, som du kan se herunder.
EFU står for Egenskab, Fordele og Udbytte.
Sådan bruger du EFU-modellen til at spørge ind til formålet. i stedet for indholdet.
Det er en ret simpel model, der hjælper dig med at styre samtalen ind på, hvad I skal have ud af mødet, inden idéerne kommer på bordet.
Enighed: Er vi enige om, at … ?
Vent med endnu med idéerne. Vi skal lige have afklaret formålet først.
Når du føler dig helt sikker på, hvad svarene betyder, så søger du enighed.
Det bliver en slags forventningsafstemning. En social aftale.
Brug KUN lukkede spørgsmål:
- Er formålet at øge medarbejdertilfredsheden?
- Er det rigtigt forstået, at det vigtigste er nærvær?
- Kan vi kalde det for mødets succeskriterie, at vi får gladere kolleger?
Hvis du får et nej, så skal du tilbage til situationen og stille åbne spørgsmål. Bliv ved, til du får et ja.
Der er noget psykologi i det, fordi svaret bliver socialt bindende. I laver lidt en indirekte forventningsafstemning. Og med den kan du være sikker i sagen, inden du hopper videre til næste emne.
Tag et emne ad gangen.
Når du har lukket et emne, så gå tilbage til situationen. Stil åbne spørgsmål, indtil du forstår svaret. Stil så et lukket spørgsmål for at være sikker.
Steen giver et eksempel. Du kan hoppe frem og tilbage sådan her:
Motivation: Nu snakkede vi lige om medarbejdertilfredshed. Så kommer jeg straks til at tænke på det kollegiale sammenhold. At alle har det godt sammen, når de er på arbejde.
Situation: Hvor vigtigt tror du det er, at mødet er med til at styrke sammenholdet?
Jamen det er meget vigtigt.
Situation: Hvorfor det?
Det er simpelthen grundstenen i, at kollegerne trives.
Enighed: Så er vi enige om, at en del af mødeformålet er at styrke sammenholdet?
Ja, fuldstændig.
Motivation (nyt emne): Bravo! Vores kolleger taler også meget højt om at blive forkælede.
Situation: Hvor vigtigt er det, at vi forkæler mødedeltagerne?
Og sådan bliver du ved.
Opsummer, når du har været omkring nok emner.
Enighed: Lige for at samle op: Formålet er at øge medarbejdertilfredsheden. Mødet skal styrke det kollegiale sammenhold. Og det er vigtigt, at deltagerne føler sig forkælede.
Er det rigtigt forstået?
Hvis I ikke er enige, så skal du lige et skridt tilbage.
Her er jeres tid sindssygt godt investeret!
På den måde undgår du en hel del misforståelser. Det er din forsikring om, at du har forstået opgaven rigtigt.
Her er jeres tid sindssygt godt investeret! Sådan burde man tilgå alle store opgaver på jobbet.
Nu er du klar til at finde de rigtige løsninger!
Bonustip: Tænk på målgruppen! Du og din chef kan vægte nogle ting på en helt anden måde, end mødedeltagerne kommer gør. Husk altid din egen bias. Og tænk på, hvem der skal deltage.
Løsning: Find 3 relevante bud
Oplægsholdere, workshops, aktiviteter, mad – det er nu, du skal finde alt det sjove! Og det bliver nemt – for nu ved du jo med sikkerhed, hvad du skal lede efter.
Og kursusstedet?
Det finder du lynhurtigt på nettet. Søg dig frem på DKBS.dk eller Konference.dk. Der kan du stort set finde alt i hele landet.
Sådan får du kun relevante tilbud!
Ring til de relevante steder, og fortæl om dit mødeformål.
Hvad vil du have ud af dit møde hos dem? Hvilket udbytte søger du? Sådan får du kun relevante tilbud! Hver eneste lille detalje bliver perfekt skræddersyet efter dit mødeformål.
Du kan også tage ud på besøg og se stederne selv. Det kræver lidt mere tid, men du får klart det bedste indtryk.
Udvælg de 3 bedste steder, og præsenter dem for din mødeejere.
Start med at opridse formålet – hvad var I enige om, det var?
Beslutning: Hvad vælger I?
Det her er det korteste punkt. Måske er det også derfor, de fleste glemmer det. Mange kigger bare på løsningerne, og tænker de er gode.
Men det vigtigt.
Tag beslutningen sammen – så kan du komme sikkert videre.
Vurder løsningerne. Overvej mulighederne ved dem.
Og ro på. Et stort møde tager lang tid at planlægge.
Kom væk fra emnet i en dag eller to, og kig på det med friske øjne. Så bliver valget nemmere at tage.
”Husk igen at opridse det formål, I blev enige om. Hvis I ikke er enige, så er løsningerne udgåede. Og så kan du starte forfra.” – Steen
Når I har besluttet jer, kan du gå i gang med at designe og koordinere. Og du kan gøre det med ro i maven. For nu har du en sikker retning – fedt!
Sådan kan du lave din SELB
Situation
1) Hvad er vigtigst for mødet? Hvorfor det?
2) Hvad med sådan noget som … hvor vigtigt er det? Hvorfor det?
3) Og hvad med …? Hvorfor det?
Enighed
Er vi enige om, at det vigtigste ved mødet er …, … og …?
Løsning
Find 3 løsninger
Præsentér: Sidst blev vi enige om, at mødeformålet var …
Jeg har de her 3 forslag (brug EFU).
Beslutning
Evaluer de 3 forslag op imod det formål, I var enige om.
Tænk over det en dag eller to.
Oprids igen formålet, I var enige om.
Træf en beslutning.
Jeg håber, du har fået øjnene op for formålet, og at SELB-metoden giver mening.
Herfra handler det om at designe og koordinere mødet. Og så må du gerne begynde at tænke på teknologi, michelin-stjerner og kendisser.
Hvad passer til dit formål?
Hvis det er Martin Brygmanns Kirsten Hüttemeier-parodi, så del endelig nyheden med mig 😁
Steen Møller har en lang baggrund som konsulent i mødebranchen, og han har blandt andet stået i spidsen for at udvikle Meetovation 3.0, da han var ansvarlig for Business Events i VisitDenmark. I dag uddanner han dygtige meetovators i hele verden.
Kristoffer Thrane – mødeblogger, kommunikationsnørd og meetovator. Jeg er på mission for at hjælpe dig med at planlægge dit livs bedste møde. Til formålet allierer jeg mig med mødebranchens bedste eksperter – heriblandt Steen.
Få flere gode råd