Hvis du allerede ved, hvad mødet skal, så kan du let svare på de her 3 spørgsmål:
1) Hvad skal I få ud af mødet? Hvorfor det?
2) Hvordan vil I gøre det?
3) Hvordan vil I måle succesen?
Hvis du kan svare helt klart på alle 3 spørgsmål, så har du forudsætningerne for at lave det perfekte møde. Men svar ærligt – ellers narrer du dig selv.
Her er alt det, der kan gå galt, hvis du bliver sat i gang uden at have styr på de 3 ting.
Lad os starte med at se på, hvem ”I” er.
Spillerne i din mødeplanlægning
Du er slet ikke alene om opgaven. Der er rigtig, rigtig mange mennesker, som du skal samarbejde med – chefen, deltagerne, leverandører og så alle interessenterne. Og I er indbyrdes afhængige af hinanden før, under og efter mødet.
Så mange er I:
1) Mødeejer: Den, du planlægger mødet for. Det kan f.eks. være din chef. Hvis du arbejder i eventbranchen, er det måske en kunde. Mødeejeren bestemmer i sidste ende, hvad der skal ske. Mødeejeren ved (bør vide), hvad formålet med mødet er.
2) Mødeplanlægger: Dig, der har fået ansvaret for det hele. Dig, der står for at koordinere alt og lave rugbrødsarbejdet. Dig, der hjælper mødeejeren med at formulere formålet, fordi du er pisse sej. Og fordi det bliver fundamentet for dit arbejde.
3) Mødedeltagere: Dem, hele mødet handler om. Dem, der skal gøre agere noget anderledes. Dem, mødeejeren vil påvirke.
4) Mødebureau/-agent: Typisk ved større møder. Et eventbureau eller en enkelt person, som planlæggeren hyrer til at varetage det meste af opgaven.
5) Mødeleverandører: Teambuilding-instruktører, foredragsholdere og kursuscentre for eksempel.
6) Interne mødeinteressenter: F.eks. din CEO eller salgschefen, hvis du skal lave et salgsmøde. Dit møde vil altid påvirke nogen i virksomheden udover dem, der deltager.
7) Eksterne mødeinteressenter: Det kan være producenten bag det, din virksomhed sælger. Og det er uanset om din virksomhed sælger køleskabe, biler, telefoner, software, rådgivning eller livsglæde.
I nemt risikere miskommunikation. Og det er i forvejen svært at holde styr på forventningerne mellem så mange parter.
Planlægningen kan let blive stressende, fordi der er så meget at holde styr på. Og processen kan let blive frustrerende, hvis du skal forklare det samme flere gange. Det er jeg helt sikker på, at du allerede kender.
Kender du også til ”suboptimering”?
Suboptimering – det skal du (prøve) at undgå
Alle har travlt med at optimere et eller andet. Og det bliver vi hele tiden målt på hver især. Du har med garanti prøvet det før, for det er noget, alle bøvler med.
Forestil dig det her eksempel:
Marketingafdelingen har fuld fart på at gøre kunderne interesserede. Juhu! Men så er der for få sælgere, til at følge op på de varme leads.
Eller måske vækster salget helt vildt. YES! Men pludselig er der ikke flere varer på hylden, fordi ingen har haft ansvar for at koordinere med logistikken. Så bliver varerne leveret for sent. Eller måske slet ikke.
Jeg har prøvet at illustrere det herunder.
(Min grafiker havde lidt travlt… Jeg håber, du kan lide min tegning.
Nej, det er ikke to tændstikmænd, der sjipper 😅)
Det er suboptimering i en nøddeskal – når man har så travlt med at optimere for sig selv, at man glemmer resten af virksomheden.
Og det er altså et problem alle steder.
Det er virkelig vigtigt at være opmærksom på farerne ved suboptimering. Det skal mødet styre langt uden om, og det kan kun lade sig gøre med et tydeligt mødeformål, som alle parterne kan stå inde for.
Hvad skal I få ud af mødet? Og hvorfor skal I det?
Når alle kender formålet, er det nemmere at arbejde sammen. I får nemlig en fælles retning. Derfor er din fornemmeste opgave at udpensle mødeformålet sammen med mødeejeren, så du kan videreformidle det til resten af spillerne.
Det modsatte er straks noget andet…
Når alle tror de kender formålet, så har de typisk hver sin opfattelse af, hvad der skal til at ske. Alle skynder sig så hurtigt de kan i hver sin retning, og så får du pludselig rigtig travlt med at rette op på det hele.
Puha… Ellers tak!
Jeg har et ret godt eksempel, hvor en supercomputer bruger millioner af år på at udregne en løsning uden formål. Der kunne man jo spare lidt tid…
Hvad Hitchhikers Guide to the Galaxy kan lære dig om at planlægge møder.
Hvordan vil I gøre det?
Når du har udpenslet formålet, så skal du ud og lede efter en mulig løsning. Og gerne flere, så der er noget at vælge mellem.
Alt for ofte starter man med idéerne.
- ”Vi skal have den der seje oplægsholder ud!”
- ”COLOR RUN! VI SKAL DA LAVE ET COLOR RUN!”
- ”Hvad med at overraske alle med noget vildt? Helst noget med en helikopter!”
Men hvad med retningen?
Det skal jo passe på mødeformålet. Det skal udløse noget relevant. Så start med at tænke på det – så bliver det meget nemmere at finde de rigtige idéer.
Alternativt kan den der seje oplægsholder møde op i en helikopter og indlede et color run.
BUM!
Så er det bare at krydse fingre for, at salget stiger, at medarbejderne bliver mere tilfredse, eller hvad det nu er, mødet faktisk skal 🤞
Hvordan vil du måle succesen?
Du kan spørge alle, der har været med til mødet, om de kunne lide det. Og måske svarer alle, at det var det fedeste nogensinde. Men du kan egentlig ikke bruge svaret til særlig meget, hvis ikke du kan hænge det op på mødeformålet.
Det kan blive til rigtig mange skulderklap, småakavede high fives og anerkendende nik, som du egentlig ikke rigtig ved, hvad du skal bruge til.
Det her kan virke svært. Men når du har et skarpt formål, så giver målepunkterne næsten sig selv.
Her er 3 skud fra hoften på ting du kan måle på afhængigt af et formål:
- Mødet skal gøre medarbejderne gladere
– mål på medarbejdertilfredsheden - Mødet skal motivere sælgerne
– mål på, om omsætningen stiger de næste 6 måneder - Mødet skal lære medarbejderne at bruge et nyt CMS-system
– hold øje med, om de får det brugt
Det vigtige er, at formål og målepunkt hænger sammen. Det nytter ikke noget at måle på, om medarbejderne bliver rigtig glade, hvis formålet var, at de skulle lære at bruge ny software.
Det er selvfølgelig super dejligt, hvis mødet gør alle rigtig glade.
Men hvis de ikke lærer at bruge softwaren, så har mødet jo ikke virket efter hensigten.
Sådan gør du alle møder til en succes!
Der er kun én måde at lave et godt møde på. Og alt den info følger sjældent med i opgaven – så du bliver nødt til at spørge ind til det selv.
- Find frem til formålet
- Find ud af, hvordan du vil opnå det
- Og find ud af, hvordan du vil måle det
Det handler om at stille spørgsmål. Om at stille dem rigtigt. Og at holde styr på dem, så du ved, hvad du skal bruge svarene til.
Samtalestruktur er vejen til at forstå formålet!
Læs her:
Flyt fokus fra indholdet og over på formålet
Ring for et godt råd!
Vil du have gratis råd til dit møde?
Du er altid velkommen til at sparre med Steen og (kri)Stoffer!
