Efterårets farver prydede trækronerne i alléen. Morgensolen strålede nærmest vandret hen over markerne. Og i bakspejlet fik Tine øje på en skare af gråænder, der rappende marcherede over vejen.
Hun drejede ind på parkeringspladsen og fandt en plads tæt på receptionen. Så hev hun sin telefon op af tasken, tjekkede klokken og konstaterede: Jeg er vist tidligt på den.
To sms’er og en telefonbesked var tjekket ind under køreturen.
Hun åbnede dem.
Alt bra her! Faktisk vil hele avdelingen være med å arrangere underholdning sammen med meg! Vi ses!
// Olav.Kurset är præsenteret och taget godt imod. Dom ser fram imot!
Vh Elias.
Så prøvede hun telefonsvareren. Victors stemme irriterede hende – men ikke lige så meget, som den plejede at gøre.
“Hey, det er mig! Fik samlet folk og fortalt lidt om, hvad vi går og planlægger. Lang historie kort – de er på! Det bliver et forrygende kursus! Over and out”
Den følgegruppe fungerer jo langt over forventning! tænkte Tine grinende for sig selv, da hun steg ud af bilen og gik hen imod receptionen.
Det første, der fangede Tines opmærksomhed, var duften af stearinlys. En receptionist rejste sig fra skranken, og kom Tine i møde.
“Godmorgen!” begyndte Tine. “Ja, jeg har et møde med – “
“Godt at se dig igen, Tine,” sagde en blid stemme fra en døråbning ved siden af.
Tine vendte sig til siden og fik øjenkontakt med Julie.
Det var kun anden gang, Tine mødte sin kursuskoordinator. Alligevel føltes det som om, de altid havde kendt til hinanden. Tine kunne ikke selv forklare det. Der var bare en behagelig aura ved Julie, der fik Tine til at føle sig velkommen.
“Du drikker din kaffe sort, gør du ikke?” spurgte Julie, og Tine nikkede. “Godt, vi sidder herovre,” fortsatte koordinatoren og gestikulerede til en lys karnap med et opdækket bord i den fjerne ende af receptionen.
Tine tog plads ved bordet og hev sin notesbog op af tasken. Idet hun lagde den foran sig, fik hun øje på en lignende notesbog, der allerede lå fremme.
“Jeg læste din mail i går og noterede nogle mulige løsninger til dig,” lød det fra døren til køkkenet, hvor Julie kom gående med en kande kaffe i den ene hånd og to kopper i den anden. “Dem tænkte jeg, vi skulle gennemgå.”
“Det lyder super godt,” svarede Tine. “Men først må jeg nok lige nævne, at der er opstået noget uventet. Inden jeg kørte af sted, fortalte min chef, at vi bliver lidt flere deltagere, end vi først havde regnet med.”
“Nå da. Hvor mange?” spurgte Julie nærmest nysgerrigt og skænkede kaffe op til dem begge.
“Ja, altså. Ti,” svarede Tine hæst. Hun rømmede sig nogle gange, men uden held. “Vi bliver ti mere end planlagt.”
“Så fyrre i alt,” udregnede Julie. “Nå, det gør da ikke noget. Det ville blive lidt trangt med fyrre personer i det mødelokale, vi oprindeligt havde talt om. Men jeg rykker jer bare over i laden.”
Det var nemt, tænkte Tine. Men hun var lidt nervøs for sit næste spørgsmål. “Hvad gør vi med indlogering?” spurgte hun. “De skal jo gerne kunne overnatte.”
“Vi har stadig nogle ledige enkeltværelser,” svarede Julie. “Otte styk for at være helt præcis.”
“Kun otte?” indskød Tine rapt og tænkte straks: Sagde jeg lige det? Ordene var fløjet ud af munden på hende. Hun skyndte sig at dække den med en håndflade.
Men Julie virkede ikke antastet. Hun svarede smilende: “Ja, kun otte enkeltværelser. Og så har jeg en suite med to soveværelser, hvor man deler badeværelset. Går det an?”
Tine nikkede ivrigt. “Ja, det er da super. Så tager jeg bare den ene soveplads.” Hun tænkte straks på, om Sonja mon ville være okay med at dele suite med hende.
Koordinatoren tog sin notesbog fra bordet og bladrede lidt i den, indtil hun kom til en side med overskriften: Tine fra Baum Coffée, 05/10/2020. Den var allerede fyldt med stikord. I toppen af siden noterede hun: Hø + 10 PAX
Så spurgte hun: “Var der andet, du sad og tænkte på?”
Det var der ikke, men Tine tænkte sig alligevel om i en stund, før hun svarede: “Det tror jeg ikke. Lad os bare tage hul på dagsordenen.”
“Fint, fint,” nikkede Julie og drak en tår kaffe. “Jamen du skrev noget til mig om, at jeres norske og svenske deltagere kan føle sig lidt ekskluderede til møderne.”
Tine nikkede igen.
“Jeg fik nemlig den her idé,” forklarede Julie. “Vi bager selv brød til morgenmaden. Her kunne vi supplere med lidt norsk og svensk hjemmebag – måske nogle kanelsnurrer og sukkerkringler. Og måske med nogle flag i. Bare som en lille ting. Hvordan lyder det?”
Slet ikke nogen dårlig idé! tænkte Tine og sagde: “Det lyder meget godt! Det vil vi gerne betale lidt ekstra for.”
“Betale?” gentog Julie. “Nej. nej, det koster da ikke noget. Vi bager jo alligevel til jer. Men er det noget, I gerne vil have?”
“Ja, meget gerne!” udbrød Tine. Så satte Julie et flueben ud for noterne, hvor der stod: Sve/nor kager m. flag.
“Og så havde du et spørgsmål til den teambuilding, I tilkøber,” fortsatte Julie. “Det var noget med, at I oprindeligt skulle bruge unikke oplevelser for at skabe fællesskab. Men nu skal I også skal bruge det til at træne samarbejde. Er det rigtigt forstået?”
Fuldstændig korrekt, tænkte Tine. Men hvor har du lært den samtalestruktur fra?
Hun kunne tydeligt huske deres første samtale i telefonen. Også dengang havde Tine følt sig ret imponeret over koordinatorens måde at føre samtalen på. Og imens hun tænkte på det, faldt hun lidt i staver. Hun måtte ryste på hovedet for at komme tilbage på sporet.
Så svarede hun: “Øh, ja. Det er fuldstændig rigtigt! Mine chefer har fundet ud af, at vi kan lave et bedre salg, hvis vores sælgere deler informationer i stedet for bare at køre hvert sit show. Det er derfor, de gerne vil træne samarbejde.”
“Det var da en vildt god idé,” sagde Julie. “Jamen jeg talte nemlig med min kollega, der laver teambuilding. Han har nogle andre øvelser, som udelukkende fokuserer på samarbejde. Hvad siger du til, at vi bruger dem i stedet for?”
“Det lyder jo perfekt. Ja tak!” svarede Tine og lænede sig tilbage i stolen med sin kaffekop i hånden, imens Julie satte endnu flueben i notesbogen.
“Et enkelt sted i mailen blev jeg lidt forvirret,” fortsatte Julie. “Du skrev noget om, at I skulle bruge ny teknologi. Vi har jo alt muligt udstyr. Men det skal jo passe til dit formål. Hvad skal du bruge?”
“Ja, altså,” begyndte Tine. “Vi har den her Italiener – Bianchi, hedder han. Han er topchefen hos vores leverandør, og hvis han bliver en del af mødet, så vil han også få interesse for, det bliver en succes. Derfor vil vi gerne have ham med online.”
“Og hvad tænker du med online?” spurgte Julie. “Hvordan skal han være med?”
“Øh. Jeg ved det faktisk ikke helt,” indrømmede Tine. “Vi vil bare gerne have ham med den første dag. Han skal hjælpe os med at fortælle om produktet om eftermiddagen.”
“Ah, okay,” sagde Julie. “Jamen hvad så med at tage ham med på storskærmen om morgenen, og ellers have ham med på en tablet der, hvor det giver mening?”
“På tablet?” gentog Tine. Hun huskede sine møder med følgegruppen og Olavs stivfrosne billede på skærmen. “Jamen, jeg kan aldrig rigtig få det til at virke ordentligt.”
“Det skal du ikke tænke på,” sagde Julie. “Der kommer en tekniker ned til jer, som sætter det hele op. Han går ikke, før det virker.”
Tine nikkede. “Okay. Det lyder meget godt. Det vil vi gerne.”
Straks noterede Julie: Dag 1 online storskærm + tablet.
“Jeg kommer lige i tanke om noget,” indskød Tine. “Vi havde planlagt noget blindsmagning om morgenen. Det er for at teste, om vores sælgere rent faktisk kan smage forskel på produkterne. Men jeg er bange for, at det bliver lidt kedeligt for dem. De er nemlig hovedsageligt D’ere.”
Tine skulle lige til at forklare, hvad hun mente. Men koordinatoren kom hende i forkøbet.
“D’ere?” gentog Julie. “Nåh, mener du deres DISC-profil?”
“Ja, præcis!”, svarede Tine og tænkte: Nu stopper det. Kender hun også til DISC? Hun kunne ikke få smilet ned.
“Det er nemt – bare lav lidt konkurrence om det,” foreslog Julie. “Sådan noget kan de ikke få nok af. Og så kan du have en lille præmie til dem, der kan gætte rigtigt på alle slags. Vi kan endda smide husets kaffe i som joker! Hvordan lyder den idé”
“Det lyder helt perfekt,” udbrød Tine. “Jamen så tror jeg faktisk ikke, jeg har flere spørgsmål.”
“Rigtig godt,” svarede Julie. “Men før vi kigger på programmet, har jeg lige noget til dig.”
Hun rejste sig fra bordet og fandt et ark i en skuffe i et chatol ved siden af dem.
“Vi fik lavet dem her den anden dag,” forklarede Julie. “Det er en tjekliste til at planlægge møder og events. Det varierer lidt fra møde til møde, hvilke punkter der er relevante. Og nogle af punkterne kan du allerede krydse af. Men jeg tænkte, den var god til inspiration. Værsgo – den er til dig.”
“Mange tak,” sagde Tine og skimmede nysgerrigt arket. Overskriften fik hende til at spærre øjnene op.
“Steens huskeliste: Møder og events (brutto)” oplæste Tine. “Hvem er Steen?” Hun holdt vejret.
“Steen Møller, hedder han,” forklarede Julie. “Han er sådan en mødeguru, der hjælper os med at idéudvikle. Han har faktisk også undervist mig i kundeservice.”
Sensei! Det forklarer jo en del, tænkte Tine og grinede for sig selv.
“Skal vi kigge lidt på programmet?” spurgte Julie.
Og det gjorde de så. Det tog dem næsten en time – men de var begge enige om, at det færdige resultat var indsatsen værd.
Tine puttede det straks i en mail, og sendte det til chefen og følgegruppen.
Da Tine igen stod ude på parkeringspladsen, havde følgegruppen allerede svaret.
De står jo på nåle, tænke hun, da hun læste deres svar. Alle gruppemedlemmer gav accept.
Så ringede chefen op.
“Fantastisk program – jeg elsker det!” jublede Niels uden at hilse. “Den går jo rent ind hos ledergruppen i morgen formiddag! Hold kæft hvor er det godt lavet, Tine!”
“Øh, tusind tak!” sagde Tine. Hun havde pludselig svært ved at holde balancen af ren begejstring.
Det havde været hårdt at starte på et nyt job. Meget hårdt. Hun havde næsten arbejdet halvtreds timer om ugen, hvoraf det meste havde været dobbeltarbejde, fordi hun hele tiden skulle starte forfra med opgaverne.
Nu gav det endelig pote – endda langt over forventet. Og Tine var slet ikke vant til at få så meget ros.
Hun satte sig på kølerhjelmen og lod skuldrene slappe af. I samme øjeblik fik hun igen øje på andeflokken, der nu var på vej tilbage over vejen.
Det her skal jeg fejre, tænkte Tine. Hun overvejede at stoppe hos en vinhandel på vejen hjem.
“Forresten,” fortsatte Niels. “Bestyrelsesformanden vil kigge forbi og hilse på dig i morgen. Jeg har alligevel et møde med ham tidligt på dagen. Men ham skal du slet ikke bekymre dig om – det skal nok gå helt fint!”
En regndråbe ramte Tine i panden. Hun kiggede op og fik øje på en grå sky med kurs forbi solen.
Det trækker vist op, tænkte Tine og satte sig ind i bilen.
Hvad har du lige læst?
Der er et enormt men ofte uudnyttet potentiale i at have en kursuskoordinator.
Koordinatoren kender alle mulighederne på stedet.
Brug den viden!
Tine har været heldig at støde på en kursuskoordinator, der selv har taget teten – ellers skal man ofte selv bede om hjælp (desværre).
Jeg har lavet et lille skriv om, hvordan du bruger din kursuskoordinator bedst.
Læs med og slip for de værste hovedpiner, når du planlægger møder. Og få fingrene i Steens huskeliste!