Når man planlægger et firmaarrangement, er forplejning under hele arrangementet et vigtigt element at overveje. Forplejning er meget mere end blot mad og drikke – det er en central del af oplevelsen til ethvert firmaarrangement. At vælge den rette løsning kan være med til at understøtte både stemningen, energiniveauet og det faglige udbytte af dagen.
Hvordan skal dagen starte?
Hvis dit arrangement starter tidligt på dagen, kan første overvejelse være, om I “blot” skal servere kaffe, the, vand og lidt frugt ved ankomst eller om I skal starte arrangementet ud med en fuld morgenmadsservering. Det kunne være en let og energigivende morgenmad med friske frugter, lækkert bagværk, yoghurt og müsli. Ved at tilbyde morgenmad kan I starte ud mere roligt, og give deltagerne mulighed for at lande i det og møde hinanden på en mere afslappet måde.
Hvis I foretrækker at komme hurtigere i gang med dagens program, kan I nøjes med kun at stille kaffe og vand frem ved ankomsten. Man kan også vælge, at lade morgenmad være et frivilligt tilvalg, så dine deltagere selv kan beslutte, hvilken start på arrangementet de ønsker.
Uanset hvad I vælger, er det en god idé at informere deltagerne om det inden dagen for arrangementet. På den måde ved alle, hvad de kan forvente, og om det eksempelvis er forventet, at man har spist hjemmefra inden man dukker op.
En større servering midt på dagen
Frokosten bør bestå af et godt måltid, men det er vigtigt at balancere mellem noget nærende og noget, der ikke er for tungt, så deltagerne forbliver opmærksomme resten af dagen. Det kunne for eksempel være en buffet med salater, proteinrige retter som fisk og kød, samt lækkert brød, der giver deltagerne frihed til at vælge, hvad de vil spise.
Drikkevarer til hele arrangementet
Drikkevarer er selvfølgelig også en stor del af forplejningen til et firmaarrangement. Det er essentielt at have vand til rådighed hele dagen, uanset arrangementstype. I kan eksempelvis have kander med vand på bordene eller sørge for, at der er vandflasker i lokalet eller ved hver plads. Udover vand er kaffe og the vigtige elementer, især i de tidlige morgentimer og efter frokost.
Adgangen til drikkevarer i løbet af dagen kan også variere. Skal der være konstant adgang til kaffe og te, eller skal det kun serveres i pauserne? Hvis kaffe og the står fremme hele dagen, kan deltagerne let komme til det, når som helst, men det kan også risikere at distrahere folk, hvis der ofte er nogen, der rejser sig efter en ny kop. Ved kun at have det fremme i pauserne skaber du en mere struktureret oplevelse, hvor deltagerne i højere grad fokuserer på det faglige indhold i sessionerne.
Man kan også overveje, om der skal serveres sodavand eller andre drikkevarer i løbet af arrangementet. Hvad du vælger, kan være med til at sende et signal om arrangementets tone og formål. Hvis der er tale om en afslappet teambuilding-dag, kan en afslappet middag med et glas vin eller en øl være en god måde at runde dagen af på. Til faglige arrangementer, hvor fokus er på indhold og netværk, kan man også vælge at holde det alkoholfrit i løbet af dagen, men måske tilføje en vinmenu til aftenen.
Skab rum til refleksion og netværk
Forplejningen handler ikke kun om, hvad deltagerne spiser og drikker, men også om, hvor og hvordan det indtages. Pauserne er en vigtig del af ethvert firmaarrangement, da de giver deltagerne mulighed for at reflektere over det faglige indhold og skabe nye relationer.
Når trætheden begynder at melde sig, især hvis arrangementet strækker sig over flere timer, er det godt med pauseservering. Her er små snacks som frugt, chokolade, nødder og selvfølgelig kaffe og the ideelle for at holde energiniveauet oppe.
Hvis det skal være lidt ekstra, kan små kager eller sandwich-bidder også være en god idé. Her kan en lille “grab-and-go”-anretning være bedst, så deltagerne hurtigt kan tage en snack og fortsætte diskussioner eller oplæg uden for lange pauser.
Hvis det er muligt, kan det være en god idé at adskille lokalet, der spises i fra det rum, hvor det faglige foregår. Når deltagerne får mulighed for at forlade konferencelokalet, giver det dem et naturligt afbræk og skaber bedre rammer for uformel samtale. Det kan også hjælpe med at skabe mere afslappede og kreative pauser, hvor deltagerne får ny energi til at deltage aktivt i resten af programmet.
Det kan være med til at give deltagerne en tiltrængt pause fra arbejdet og skabe en mere afslappet atmosfære, hvor man kan netværke og vende dagens indhold med hinanden. Det er også en god mulighed for at strække benene og få lidt frisk luft.
Hvis det ikke er muligt at få et helt separat lokale, kan det være, at samme effekt kan opnås med indretning og placering af forplejningen i lokalet.
Præsentationen påvirker også stemningen
Hvordan maden serveres, har også stor indflydelse på stemningen. En buffet kan indbyde til, at deltagerne rejser sig, bevæger sig rundt og måske får en snak med nogen, de ikke har siddet ved siden af tidligere. Det er en perfekt løsning til dage, hvor netværk og social interaktion er en del af formålet.
Portionsanretninger kan derimod give en mere struktureret følelse, hvilket kan være en fordel ved eksempelvis faglige konferencer, hvor det er vigtigt, at der er styr på tid og planlægning. Når alle får serveret den samme ret på samme tid, undgår man, at nogen sidder og venter, og det gør det nemmere at overholde tidsskemaet. Det er særligt vigtigt, når der er tale om stramt tilrettelagte programmer.
Hvis dit firmaarrangement afsluttes med en middag, er det værd at overveje en tre-retters middag afhængig af arrangementets stil. En tre-retters middag giver en mere formel og eksklusiv følelse, hvor deltagerne kan sidde ned og nyde en menu, der passer godt til en festlig afslutning på dagen.
Fleksibilitet og tilpasning til deltagerne
Det er selvfølgelig vigtigt at huske, at ingen arrangementer er ens, og derfor er fleksibilitet også vigtigt. Hvis du kender dine deltagere godt, kan du tilpasse forplejningen til deres behov og forventninger. Er det en gruppe, der foretrækker lette og sunde måltider, eller er det en gruppe, der sætter pris på lidt tungere smage og forkælelse? Det er altid en god idé at have en løbende dialog med dem, der skal stå for forplejningen, så du sikrer, at alt er tilpasset jeres behov.
Sonnerupgaard Gods – alt hvad du behøver til dit firmaarrangement
Hos Sonnerupgaard Gods sørger vi for, at alle aspekter af forplejningen til dit firmaarrangement eller dagskursus er i top. Vi tilbyder skræddersyede løsninger for forplejning til både små og store arrangementer, og vores kokke sørger for alt fra velkomstkaffe til middag og eventuelt bar. Med moderne og indbydende spiselokaler, smukke omgivelser og udearealer, der bruges til alt fra servering af mad, til teambuilidngaktiviteter eller walk’n talks. Vores dedikerede team sikrer, at dine deltagere får den bedste oplevelse. Læs mere om vores kursuscenter eller kontakt os og få et uforpligtende tilbud på jeres næste firmaevent inkl. forplejning.
Få flere gode råd
Hvis du vil have flere gode råd om planlægning og afholdelse af firmaarrangementer, så tilmeld dig vores nyhedsbrev.