Bestyrelsesformanden sparker døren ind
Bestyrelsesformanden sparker døren ind

Kapitel 17: Stop nu med det mødepis – jeg vil se action!

En uge og to dage inden salgsmødet.


31. marts 2021

“Nu er der gået ti minutter,” lød det fra Lars. Han prikkede to gange med en pegefinger mod glasset på sit armbåndsur. 

“Jamen, er det nu en god idé at begynde uden ham?” indvendte Tine, selvom hun heller ikke havde lyst til at vente mere. Hun kendte efterhånden sin ledergruppe godt, og hun turde ikke stole på en bestyrelsesformand, hun ikke havde mødt endnu. 

“Formand eller ej – hvis han ikke kan være her til tiden, må han nøjes med de sidste par minutter,” bestemte Hanne. “Tiggere kan ikke være kræsne, som man siger. Du går bare i gang, Tine! ”

Sensei havde allerede advaret Tine om, hvad en bestyrelse pludselig kunne komme med af indvendinger. Men han havde også udstyret hende med det helt rigtige værktøj til at tackle dem.

Lyt, anerkend, efterforsk og reagér, genkaldte Tine. Hun havde øvet sig på remsen hele formiddagen. 

“Ja, jeg blev jo helt nysgerrig på, om mine redskaber virkede for dig!” havde han sagt, da han ringede om morgenen for at høre, hvordan det gik med at planlægge mødet. 

Tine havde lystigt fortalt om sit arbejde med valgkriterier, og hvordan hun senere havde arbejdet med return on investment, følgegruppe, facilitator og kursuskoordinator. Men da hun fortalte, at der skulle en bestyrelsesformand med til hendes præsentation, havde Sensei holdt vejret. 

Der er fire trin til at behandle indvendinger, huskede hun. 

Først handler det om at lytte. Folk er vant til at snakke, men jeg lytter uden at afbryde.

Dernæst skal jeg anerkende den anden persons holdning. Jeg skal vise, at jeg respekterer, hvad der bliver sagt, men ikke nødvendigvis være enig i det.

Så efterforsker jeg indvendingen for at finde ud af, hvad det er, den anden person synes. Jeg bruger åbne og lukkede spørgsmål for at forstå kritikken, så jeg kan besvare den bedst.

Til sidst kommer min reaktion. Jeg anerkender igen kritikken uden at være enig i den. Så kommer mit modargumentet. Her bruger jeg EFU-modellen til at knytte mit argument til formålet.

Lyt, anerkend, efterforsk og reagér. Det er den bedste vej til at afvæbne indvendingerne. 

Hun åbnede øjnene og fik øje på Hanne, der viftede en utålmodig hånd i luften. Og så gik Tine i gang med at præsentere. 

Denne gang havde hun ikke delt papirerne ud på forhånd. I stedet for havde hun kun printet et enkelt eksemplar af programmet ud. Det fyldte tre sider og sad sammen i hjørnet med en papirklips. Hun lagde det frem på bordet. 

“Her ser I programmet for begge dage,” begyndte Tine. “Jeg har designet det i samspil med mødets facilitator, underviser og kursuskoordinator. Og det er optimeret efter, hvordan vi bedst når vores mål.”

Programmets tre sider gik på runde.

“Det må jeg nok sige,” sagde Niels, imens han glemte at give sit ark videre. “Du har tjek på det hele ned til mindste detalje!” 

Sonja nikkede og smilede, da hun endelig fik det i hånden. Og Lars læste det grundigt igennem, før han brummede: “Imponerende arbejde.”

For et par uger siden følte Tine sig hele tiden nervøs, når hun var i selskab med ledergruppen. Men ikke længere. 

Hanne virkede også glad og tilfreds, men sagde alligevel: “Ja, det er meget fint. Men hvad har du tænkt dig med transporten? Vi kan da ikke sidde i bus sammen, når der er en global pandemi.” 

Alfa-Hanne, tænkte Tine. Sådan havde Tine hørt sælgerne omtale direktøren bag lukkede døre. Alfa-Hanne, der altid vil lægge arm. Dengang havde Tine syntes, det var et strengt øgenavn. Men nu var hun ved at ændre mening.

Tine bed en grimasse i sig og svarede: “Alle skal selv køre derud. Men kursuskoordinatoren har givet mig en idiotsikker kørevejledning, som jeg deler med alle senere i dag. Og så er der masser af parkeringspladser til alle.” 

“Nå,” snerrede Hanne. “Får vi så rabat?”

Den kommentar studsede Tine ved. Hun tænkte: I hvilken verden skulle det give os rabat? Og så svarede hun: “Bussen er fra et eksternt selskab,” og hun kæmpede med at opretholde en professionel facade. “Men vi sparer da udgifterne til den.”

Hanne plantede begge albuer solidt i bordet. Det gav hende et urokkeligt udtryk. “Jeg kører i elbil,” fortsatte hun. “Den kan jo ikke lade sådan et sted. Så må de vel give os nogle taxaboner.”

“Tro det eller ej, men de har faktisk en lader på stedet,” svarede Tine uden at tøve. 

Hanne gryntede et eller andet fra sin solide positur. 

Så skyndte Tine sig at tilføje: “Der er faktisk noget med middagen, som jeg bøvler med. Italienerne sponsorerer den, og de ville gerne lave italiensk tema. De spørger efter, hvilken vin, vi foretrækker. Men jeg er altså ikke nogen vinhaj.”

Mere nåede hun ikke at sige, før Hanne indskød: “Det skal jeg nok stå for.” I samme øjeblik tog hun albuerne af bordet og lænede sig tilbage i stolen. Så rakte hun ud efter programmet på bordet, lod øjnene glide over siderne og sagde: “Det er sgu et godt program, du har fået sammensat, Tine. Jeg kan ikke sætte en finger på det.”

Tine måtte kvæle et grin, og svarede høfligt: “Mange tak.”

“Ja, det er virkelig godt designet!” udbrød Niels, der ikke havde haft ordet i et par minutter. “Der er virkelig styr på alt i forhold til formål og alt det der – synes du ik’, Hanne?”

“Det synes jeg!” svarede Hanne og lo lystigt. “Der er et formål med det hele – sikkert også med hvilken vej, bestikket skal vende!” 

“Jeg har faktisk designet bordplanen efter, at folk skal rystes sammen på tværs af afdelingerne,” sagde Tine og grinede en smule med. “Det er for at styrke samarbejde, så vi bedre kan øge vores samlede salg.”

Nu grinede alle. Men ikke på en nedgørende måde. 

Pludselig sagde Hanne: “Det er rigtig godt, Tine. Virkelig godt arbejde.”

“Mange tak,” svarede Tine igen og spekulerede: Mener hun det virkelig? 

Så fik hun øjenkontakt med Sonja bagerst ved bordet, som nikkede langsomt og gjorde meget store øjne. I det øjeblik fik Tine en meget varm følelse i kroppen. Hun fik lyst til at hoppe og danse. 

Så gik døren op.

Alle vendte sig og fik øje på manden i det grå jakkesæt, der nu stod i døråbningen. En ældre herre med briller og grå hår på toppen.

“Hr. Jensen, velkommen til” udbrød Hanne. 

Tine syntes, at direktøren talte mærkeligt. Den dominante, hårde tone var pludselig blevet spinkel og forskrækket. 

“Det er Tine, vores sekretær,” peb Hanne. “Hun har lige præsenteret programmet for salgsmødet. Ja, vi vidste ikke lige, hvor du blev af, så vi tog bare hul på mødet.” Hanne måtte rømme sig et par gange for at få luft til halsen. “Og Tine, det her er Hr. Jensen fra bestyrelsen!” 

Tine løftede en forsigtig hånd og blev mødt af et par stirrende, livløse øjne. Hun bemærkede, hvordan hans arme hang ned langs kroppen, som var de sømmet fast. Han har jo et kropssprog som et nedslidt møbel, tænkte Tine og undrede sig over, hvordan så stillestående en person kunne virke så magtfuld bare ved at være til stede.

“Hvorfor har ingen forklaret mig, at I har ændret i budgettet?” spurgte Hr. Jensen. “Ti ekstra deltagere til et i forvejen alt for dyrt arrangement. Det kan der ikke blive noget af. Stop nu med det mødepis – jeg vil se action!”

Tine troede ikke sine egne ører. Står han lige der og aflyser det hele? Ved han overhovedet, hvad det går ud på? Frustrationerne var ved at koge over.

“Jamen, salgsmødet er jo vigtigt,” forsøgte Hanne. “Det skal jo hjælpe os med at forbedre salget – “ 

“Ja, det er rigtigt,” afbrød Niels. “Vi tager ud til et lækkert sted på landet, hvor vi rigtig kan sænke skuldrene!”. 

Der blev en kamp i rummet om at få ordet. Lars og Sonja blev fuldstændig stille, imens Hanne og Niels skiftevis prøvede den ene forklaring efter den anden af. 

Men det var som om alt prellede af på Hr. Jensens grå jakkesæt. “Vi kan ikke bare give hele butikken to dages ferie på landet,” sagde han. “I skal sælge kaffe – og det i en fart. Er der ikke nogen her, der kan komme med et fornuftigt forslag?”

Tine forsøgte at ignorere kaosset. Hun lukkede øjnene og gennemgik sin remse i hovedet: Lyt, anerkend, efterforsk, reagér. Så sagde hun: “Hvad mener du, når du siger ferie?” 

“Hvad jeg mener?” gentog manden i jakkesættet. Han lød en smule fornærmet. “Jeg mener, at I er ved at hive to dage ud af kalenderen til ren afslapning. Det er useriøst. Det har vi ikke råd til. Det må I bruge jeres ferie på.” 

“Okay,” lød det roligt fra Tine. Der var helt stille i rummet nu. Hele ledergruppen stirrede på Tine med desperate blikke. 

“Jamen, det er da helt rigtigt, at vi skal holde ferie og arbejde adskilt,” fortsatte hun. “Men hvad er der i programmet, som du synes er useriøst?” 

Hun samlede langsomt arkene op fra bordet og rakte dem til ham. Ledergruppens blikke fulgte det helt over i hånden på Hr. Jensen. 

“Ja, nu har jeg jo ikke fået lejlighed til at gennemgå det endnu,” klagede han, imens han skimtede siderne. “Men se nu her engang. Undervisere og facilitatorer. Teambuilding, middag og fest. Det koster kassen. Og I spilder tid, som I hellere skulle bruge på at skaffe nye kunder. Jeg er ked af sådan at komme anstigende og ødelægge den gode stemning. Men det er mit ansvar som formand.”

Tine lyttede intenst og gav sig god tid til at tænke, inden hun spurgte: “Du synes, det er penge ud af vinduet. Er det korrekt?”

Bestyrelsesformanden nikkede resolut.

Igen vendte alle blikke sig imod Tine, og hun sank en klump i halsen, inden hun fremlagde sit modargument.

“Jeg kan godt forstå, du synes, det er dyrt,” begyndte hun. “Vi hyrer konsulenter, booker et kursuscenter og tager hele salgsafdelingen væk fra arbejdet i to dage. Det er en stor investering. Men Lars og jeg har regnet os frem til et realistisk return on investment, der viser, at vi tjener pengene hjem to gange inden for en måned. Synes du, det er en dårlig investering?”

Det spørgsmål måtte bestyrelsesformanden tænke lidt over, inden han svarede: “Jeg er glad for, at I har udregnet return on investment. Sådan noget bruger vi ikke nok her i firmaet. Men de penge kan vi bedre tjene ved slet ikke at tage på kursus. Der er masser af fremtidige kunder derude, hvis vi gider at tage kontakt til dem,” 

I nogle sekunder studsede Tine over, hvad det var, han mente. Så sagde hun: “Jeg hører dig sige, at vi hellere skulle bruge tiden på at finde nye kunder. Har jeg forstået det rigtigt?”

Igen nikkede han – nu mere resolut end før. 

“Jeg forstår udmærket, hvad du taler om,” sagde Tine. “Alt for mange virksomheder planlægger kurser uden at vide, hvad de skal bruge dem til. Men vores sælgere er helt galt på den, når det kommer til de produkter, de skal sælge. De kan ikke lide kaffen. De forstår ikke værdien af de priser, bønnerne har vundet. De tror ikke på, at kunderne bliver glade for at købe dem. De overser fuldstændig, hvordan de kan hjælpe hinanden med at løfte det samlede salg. Og det vil de aldrig indrømme over for nogen af os. Hvad tænker du om salgsmødet, når jeg siger det?”

Hr. Jensen mistede pondus. Han begyndte at småstamme. “Me- me- men. Nu synes jeg, a-at vi skal huske på, at sådanne sager naturligvis også kan behandles internt.”

“Det vil jeg give dig ret i,” svarede Tine. “Nogle ting kan man klare internt. Men ikke det her. Vi skal arbejde med adfærd. Vi skal få hele afdelingen til at tænke på en helt ny måde. I har selv sat et højt ambitionsniveau i bestyrelsen. Og vi har meget kort tid til at nå det, så det skal virke i første forsøg. Derfor har vi har brug for at tage så langt væk fra de vante rammer, som vi kan. Vi har brug for et kæmpe skud motivation. Og vi har brug for nogle kloge folk til at hjælpe os, så vi gør det rigtigt i første omgang.”

Bestyrelsesformanden løb tør for ord. Det eneste, han kunne mønstre var: “Jamen, hvorfor pokker har I så ikke valgt noget herinde i byen?”

“Det overvejede vi også,” svarede Tine. Hun lagde mærke til, at ledergruppens blikke var blevet mere rolige. “Vi opstillede nogle kriterier for, hvilket sted, der bedst kunne hjælpe os i mål. Der var faktisk to steder her i nærheden. Godset var bare endnu mere relevant.”

Nu kiggede alle på bestyrelsesformanden. Han bladrede et par gange frem og tilbage i programmet, som han stadig holdt i hænderne. Så nikkede han et par gange, og kiggede op på Tine.

“Jeg har vist misforstået, hvad det var for noget, I havde gang i. Nogen her har virkelig gjort deres forarbejde bedre end jeg.” 

Så lagde han arkene tilbage på bordet, bukkede og sagde: “Jeg skal ikke forstyrre mere. Fortsæt det gode arbejde!”

“Helt fint. Godt endelig at møde dig, Hr. Jensen,” sagde Tine. 

På vej ud af lokalet vendte han sig om og sagde: “Du kan bare kalde mig Tom.”

 

Hvad har du lige læst?

Indvendinger. 

Du ved – når du får kritik mod det møde, du har planlagt ned til mindste detalje.

Folk kommer oftest med indvendinger, fordi de ikke har lyttet efter. 

Og det er netop sådan, du tackler dem bedst 

 – ved at lytte! 

Her viser jeg, hvordan du håndterer en indvending, så du kan få medvind i dit arbejde.

Sådan tackler du indvendingerne bedst

Kristoffer Thrane, forfatter fra Sonnerupgaard Gods

OM FORFATTEREN

Kristoffer Bavngaard Thrane er mit fulde navn. Siden 2018 har jeg gjort mig umage med at formidle fif og gode råd fra mødebranchens bedste eksperter her på bloggen.

Steen Møller, ekspert i mødeplanlægning

OM EKSPERTEN

Steen Møller har en lang baggrund som konsulent i mødebranchen, og han har blandt andet stået i spidsen for at udvikle Meetovation 3.0 for VisitDanmark.