CORONA

Vi følger nøje udviklingen med COVID-19. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer om et kommende arrangement hos os, kan du altid skrive på info@sonnerupgaard.dk eller ringe til os på 46 40 95 31. Telefontid er 9-16 mandag-torsdag og 9-14 fredag.

Niels lytter nysgerrigt med i Tines telefonsamtale
Niels lytter nysgerrigt med i Tines telefonsamtale

Kapitel 15: Vi kunne godt bruge en facilitator

En uge og fire dage inden salgsmødet.


25. marts 2021

“Det er Hanne.”

Tine sad ved sit skrivebord med telefonen ved øret. Hun havde altid været nervøs for at tale med direktøren. Men af en eller anden grund virkede det ikke så skræmmende  mere.

“Hej, Hanne, Tine her. Jeg vil bare bede om noget ganske kort. Har du tid?”

Det rumsterede i den lille højtaler. Tine hørte skratten og nogle små bump. Dårlig forbindelse, tænkte hun. 

“Jeg lytter,” svarede direktøren.

Tine anede lyden af musik i baggrunden. Hun havde svært ved at tro, at Hanne rent faktisk lyttede. 

“Du er firmaets ledestjerne. Alle sælgerne ser op til dig. Jeg kunne godt bruge din hjælp til at give dem troen på, at vi kan klare det. Er du frisk på at holde en introtale til mødet?”

Baggrundsstøjen forsvandt langsomt. Direktørens stemme blev tydeligere, selvom forbindelsen stadig gjorde det svært for Tine at komme igennem til hende. 

“Altså, hvad siger du? En hvad? En tale? På fem-ti minutter? Ja, god idé. Jeg forbereder noget.”

Det gik nemmere, end jeg havde troet! tænkte Tine. 

Så snart opkaldet var slut, tastede hun et nyt nummer ind og ringede op. 

Intet svar. 

“Hvem er det, der er vores ledestjerne?” lød det fra den anden ende af kontoret.

Tine kiggede op fra telefonen og fik øje på Niels, der kiggede ind halvt gemt bag bagdøren. 

“Øh, det var Hanne,” forklarede hun. “Jeg sidder bare og uddelegerer nogle opgaver. Jeg har så meget om ørene, som andre egentlig er meget bedre rustede til at klare. Hanne har allerede sagt ja til at holde en introtale.”

“Har hun det?” spurgte Niels smilende. “Sejt!”

Han trådte hurtigt hen foran skrivebordet og spurgte: “Er der noget, jeg kan hjælpe med?”

“Ja, der er faktisk noget, jeg har tænkt på,” svarede Tine og holdt en kunstpause. Niels gjorde store øjne. Så spurgte hun: “Kan du holde en tale for dem om aftenen? Noget, der samler op på dagen og gør, at alle føler, de har det fedt.”

“Tale?” gentog Niels. “Det vil jeg meget gerne!” 

“Måske med lidt humor i,” foreslog Tine og lænede sig tilbage i stolen.

“Ja, det kan jeg godt!” udbrød han og begyndte at vandre frem og tilbage i rummet, Pludselig stoppede han op og sagde: “Jeg får en idé – rollespil!”

Tine lænede sig fortsat tilbage i stolen og tænkte: Det mente jeg nok, du ville få. Hun og nikkede til chefen og lod idéen tage form. 

“Rollespil!” fortsatte Niels. “Jeg er kunden, og de er sælgerne. Det er en sjov og engagerende måde at teste viden af på alle mulige karakterer undervejs. Og så kan  karaktererne måske indgå i talen til sidst.”

“Det lyder da vildt godt,” sagde Tine. “Dem glæder jeg mig til at møde!”

“Det gør jeg også!” sagde Niels. “Vil du skrive idéen ned?”

Det havde hun allerede gjort.

“Jeg kom faktisk for at dele en god nyhed,” sagde Niels og fandt en stol. Han satte sig overfor sin assistent. “Vores italienske leverandør vil gerne stå for at undervise!”

“Det lyder jo fantastisk!” udbrød Tine og lænede sig frem. Hun manglede stadig at finde en underviser, og tiden var ved at løbe fra hende. “Er det ham Bianchi, som du snakkede med i sidste uge?”

“Bianchi?” grinede Niels. “Nej, nej. Ham her er dansk og bor faktisk i Danmark. Luca, hedder han, og han skulle være rigtig dygtig. Signor Bianchi har faktisk også tilbudt at være med. Jeg tror bare ikke, det kan lade sig gøre med restriktionerne.”

Tine vrængede lidt på næsen. “Det er da godt, at ham Luca kan hjælpe os så!” sagde hun. “Giv mig hans mail, så koordinerer jeg det.”

Niels fandt hurtigt en mailadresse på sin mobil. Men Tines telefon vibrerede allerede, inden han fik trykket send.

Brr brr. 

Hun kiggede på skærmen. 

“Tag du bare den, jeg skal ikke forstyrre mere,” sagde Niels og blinkede. “Fortsæt det gode arbejde. Du er for sej, Tine!” 

Og det gjorde hun så. 

Hun tog telefonen.

“Hallo. Hej, Lars. Jeg har snart nogle flere poster til vores ROI-måling. Vil du stå for at gøre den endnu skarpere? Perfekt. Ja, hej.”

Der var kun lidt under en uge til salgsmødet, og Tine havde aldrig følt sig så tidspresset med en opgave før. Men nu var det som om, alt pludselig faldt på plads. 

Da hun lagde på, var en SMS tjekket ind.

Hej, Tine. Er du på kontoret?

Og der var ikke gået et minut efter, Tine havde svaret på den, før HR-chefen trådte ind ad døren.

Hun må have stået derude og ventet, gættede Tine. 

Sonja hilste på og satte sig på stolen, som Niels ikke havde stillet på plads, før han gik. 

“Du bad mig om hjælp med salgsmødet. Jeg vil utrolig gerne hjælpe med at observere og bemærke sælgerne, så vi kan vurdere deres udvikling. Men jeg tænker faktisk, at vi også skal have hjælp udefra. Vi kunne godt bruge en facilitator.”

“En facilitator?” gentog Tine og rynkede panden. 

“Ja, en person, der kan få noget dialog i gang – ”

“Jamen,” afbrød Tine. Det plejede hun ellers aldrig at gøre, men Sonja var tålmodig og klagede ikke. “Niels har allerede fået fat i en underviser. Luca, hedder han, og han kommer direkte fra leverandøren. Jeg tror ikke, vi kan finde en mere relevant underviser.”

“Ah, men facilitatoren støtter underviseren,” sagde Sonja. “Han sætter dialoger i gang, så deltagerne selv regner svaret ud. Han spørger ind til det, der bliver sagt mellem linjerne. Så kan underviseren bedre undervise, og jeg kan bedre observere. Og ikke nok med det så kan han hjælpe os med at se, hvornår vi har nået vores mål. Han sikrer, at vi ved, om sælgerne skifter holdning, om de virker motiverede nok, og om de forstår det, de skal lære.”

Tine grublede over forslaget. Hun sagde ikke noget, men Sonja havde nærmest allerede læst hendes tanker.

“Tænk på, at vi skal arbejde med holdninger,” sagde Sonja. “Underviseren kan forklare, hvorfor kaffen er god og lære dem alle de gode salgstricks. Men han kan ikke få dem til at reflektere over, hvor deres holdninger kommer fra, eller hvordan de gør noget ved dem. Og det kan jeg heller ikke. Det bliver nødt til at være en neutral aktør uden for magtrelationen, hvis det ikke skal føles som en løftet pegefinger.” 

Hun har ret, tænkte Tine og nikkede. “Men jeg kan slet ikke overskue også at skulle finde en facilitator. Jeg har så meget at se til allerede.” 

“Hvad med ham her?” spurgte Sonja. Hun tog et visitkort op fra sin taske og rakte det til Tine. 

Tine tog imod det og læste: Peter Bøndergaard, facilitatorerne. 

“Han er dygtig,” forklarede Sonja. “Han forstår, at det ikke handler om ham, men om deltagerne. Jeg har brugt ham før. Og jeg har spurgt, om han er ledig de dage. Det er han.” 

Opgaven begyndte mere og mere at ligne en succes, og hun tænkte: Nu mangler jeg kun at koordinere de sidste småting.

 

Hvad har du lige læst?

Det er vanskeligt at holde øje med tiden, deltagerne og alt det, der sker mellem linjerne på samme tid. 

Hvis du overlader det sidste til en facilitator, så kan du bedre selv fokusere på de andre to ting. 

En dygtig facilitator sørger for at få en dialog i gang. Han får dine deltagere til at tænke sig om og reflektere over udfordringerne, så de selv løser dem. 

Og vigtigst af alt – han hjælper dig med at nå dine mål. 

Læs her hvordan: Facilitator til mødet: Derfor er det en supergod idé!

 

Kristoffer Thrane, forfatter fra Sonnerupgaard Gods

OM FORFATTEREN

Kristoffer Bavngaard Thrane er mit fulde navn. Siden 2018 har jeg gjort mig umage med at formidle fif og gode råd fra mødebranchens bedste eksperter her på bloggen.

Steen Møller, ekspert i mødeplanlægning

OM EKSPERTEN

Steen Møller har en lang baggrund som konsulent i mødebranchen, og han har blandt andet stået i spidsen for at udvikle Meetovation 3.0 for VisitDanmark.