Kan du gætte, hvis ekspertise jeg har trukket på, for at skrive artiklen her?
That’s right – Steen Møller.
Steen er efterhånden blevet min faste mødeguru her på bloggen. Han ved godt nok meget om møder.
Se bare her!
Beslutningskriterie eller ønske?
Steen laver en vigtig opdeling: Kriterier vs. ønsker.
Beslutningskriterierne er de punkter, du ikke kan undvære. Need to have, ville nogen kalde det.
Ønsker er alle de ekstra ting, du vil værdsætte, men kan undvære. Det vil nogen kalde nice to have.
Så hvad er hvad?
Det er op til dig.
Du skal finde ud af, hvad der er vigtigt for dig og dit møde.
- Hvad er dine beslutningskriterier?
- Hvad skal på ønskelisten?
10 bud til inspiration
Hent inspiration fra Steen. Han har en samlet nogle populære punkter – der er garanteret noget, du kan bruge.
Bid mærke i, at det er til inspiration. Hvis du er grundig nok, kan du finde uendeligt mange punkter til mødet, og de er ikke alle sammen lige vigtige hver gang.
- ”Vælg en fra listen”
- Corona-venlighed
- Bæredygtighed
- Budget
- Rejsetid
- Standarder
- Kapacitet
- Fortrolighed
- Omgivelser
- Usaglige ting
Hvad vil du prioritere?
Det er svært at finde stedet, der bare har det hele. Derfor må du vurdere, hvad der er vigtigt.
Når du prioriterer rigtigt, skaber du et rationelt fundament for at fra- og tilvælge kursussteder. Hvis du ikke prioriterer, så kan du nærmest ikke undgå at vælge efter, hvad din mave siger til dig.
Og det er der intet galt i!
Mennesker beslutter sig først med maven, så med hovedet. Det er bare vigtigt, at du kan skelne.
Hvad er dine beslutningskriterier?
Tænk på, hvad mødet slet ikke kan undvære. Og vær kritisk – nogle udfordringer kan du sagtens arbejde dig uden om.
Prioriter kriterierne. Det er ikke altid, at du kan finde præcis det, du leder efter. Nogle gange må du gå på komprimis, og så er det vigtigt at vide, hvilke kriterier der vejer mest.
Hvad skal øverst på ønskelisten?
Der kunne jo være nogle ting, som virkelig kunne gøre noget godt for mødet.
Der kunne også være nogle ting, som til sammen kunne vægte højere end dine lavt prioriterede kriterier.
Pointen her er, at ønskelisten også er vigtig.
Nu er du klar til at lede
Brug dit netværk. Du har garanteret en masse kolleger og bekendte, der har gode og dårlige erfaringer med det ene og det andet. Anekdoter er ikke fakta, men de kan have en smule sandhed i sig. Bare vær kritisk!
Du kan også google dig frem. Men hvad leder du efter? Et unikt sted? På Google vil 9 ud af 10 hoteller og kursussteder nok kalde sig selv for ”unikke”.
I Danmark er der to gode platforme, der specialiserer sig i at finde kursussteder til mødeplanlæggere.
- Danske konferencecentre (DKBS.dk)
- Kursuslex (Konference.dk)
På deres hjemmesider finder du et enormt overblik over kursussteder i hele landet – de kan endda vejlede dig efter dine behov.
Der er også nogle messer, som er værd at tjekke ud, hvis du har tiden til det. Det er svært at finde kursussteder til et enkelt møde, men det er sjovt, og der er masser af inspiration at finde.
Steen foreslår, at du bruger messerne til at holde dig opdateret på markedet.
Kontakt dine favoritter
Nu skal du have en kontakt i gang. Du kan selvfølgelig bare sende en mail, men for mange er det lettest at ringe. Det giver dig også mulighed for at bruge dine samtaleværktøjer.
Steen foreslår, at du bruger strukturen fra SELB til at finde enighed.
Du skal finde ud af, hvad det er for et sted, du kigger på, og hvordan menneskerne er derude. Er de fleksible? Tager de en smule ansvar for dit møde? Hvis de gør det, så har du fat i et godt sted.
Mange steder tilbyder bare standardpakker.
Måske er det bare en solid og super god løsning. Men hvis den ikke passer til dit møde, så skal du have rettet i den. Og hvis de bliver ved med at give dig pakker, du ikke skal bruge, så find noget andet.
Du kan også tage på site inspection. Simpelthen tage ud på besøg og blive vist rundt. Det kræver tid, men det giver dig også det bedste indtryk, du kan få. Dén tid kan være en rigtig god investering i det lange løb.
Nogle gange er du nødt til at se stederne med egne øjne. Fx hvis du har fået anbefalet et sted af en person i dit netværk.
Her handler det om din tillid til personen. Er det et ”fedt sted”, fordi personalet er meget professionelle, eller fordi din kollega har været derude og drikke sig i hegnet til en julefrokost?
Det vigtige er, at stedet tilpasser sig dit møde – ikke omvendt.
Sortér, udvælg og beslut
Sorter først efter beslutningskriterierne – dernæst efter ønskerne. Det er svært at få alt det, man gerne vil have.
Prøv om du kan finde 10 gode steder. Noter, hvilke kriterier og ønsker stederne lever op til.
Udvælg de 3 bedste. Det er en tommelfingerregel. Hvis du kun kan finde 2, så er det også fint – der er ingen grund til at presse en 3’er ind, hvis den ikke er relevant.
Præsenter de udvalgte for din mødeejer. Og når du gør det, så skal du opridse dit udgangspunkt. Hvilket formål
Brug EFU-modellen og SELB til at gøre din præsentation helt skarp. De styrker dit samarbejde med mødeejeren, så du kan være sikker i din opgave.
Inden du går i gang: Tjek lige op på formålet
Du har selvfølgelig tjek på det, men det er godt at opridse målet en gang imellem.
- Hvilket udbytte søger du?
- Hvilken adfærd vil du ændre?
- Hvilke delmål har du for mødet?
Her er nogle fantastiske værktøjer:
EFU-modellen og SELB – de hjælper dig med at få dit møde til at hænge sammen med virksomhedens strategi.
De fleste møder har til formål at ændre en adfærd.
Her er 5 ting, der styrer dine mødedeltageres adfærd.
Dine delmål hænger sammen med adfærden. Sørg for, at du krydser delmålene af i den rigtige rækkefølge.
Brug trappen her til at få flow i dit møde.