Her er en sandhed fra mødemarkedet:
Alt for mange kursuskoordinatorer tager egentlig bare imod ordrer.
De udfylder ikke deres rolle – eller rettere sagt – deres potentiale. For en dygtig kursuskoordinator kan virkelig hjælpe dig med mange vigtige ting.
Her er en anden sandhed fra mødemarkedet:
Alt for få mødeplanlæggere bruger deres kursuskoordinator nok.
Tænk lige over det.
Der sidder en koordinator på kursusstedet, hvis store opgave er at hjælpe dig med dit møde hos dem.
Hun ved alt om stedet. Hun kender alle mulighederne.
Den viden skal du da bruge!
Ja, nu skriver jeg “hun” og “hende” nogle gange, men rollen er selvfølgelig ikke kønsbestemt.
“Kursuskoordinator” er bare et meget langt ord, så jeg “hun/hende” er for læsevenlighedes skyld.
Og så er koordinatorerne her på godset alle sammen kvinder og alle sammen super dygtige til de ting, jeg nævner her. Derfor giver det mening.
Her er nogle af de bedste ting, din kursuskoordinator kan hjælpe dig med.
Koordinatoren som “medarrangør”
En leverandør er ude på at sælge og gøre det let for sig selv.
En kursuskoordinator bør være mere end det.
Se hende som en en slags medarrangør. Hun tager ansvar for, at dit møde bliver en succes.
Sæt lidt tid af til at forklare hende, hvad dit formål helt nøjagtigt er.
Og lad hende endelig spørge ind, så hun bedst kan hjælpe dig.
– husk på, at det er i hendes interesse!
Din personlige kontakt til kursusstedet
Kald det klar kommunikation. Kald det single point of contact.
Kommunikationen mellem dig og alt på kursusstedet foregår med en eneste person:
Kursuskoordinatoren.
Du slipper for at inddrage teknikere, kokke, buschauffører og alle mulige andre i sagen – det klarer kursuskoordinatoren for dig.
Det er bare uhyre meget nemmere at have styr på aftalerne, når du kun laver dem med én person.
De “små” ting
De der “små” ting, de koster altså ikke ekstra.
- Lidt hjemmebag til morgenkaffen?
- Pludselige ændringer i programmet?
- Flipovers, whiteboards, tusser og kuglepenne?
- Teknik, der altid virker – uanset hvor bøvlet din egen PC er?
Det er såkaldte hygiejnefaktorer, som alle gode kursussteder sørger for. De er en del af pakken på lige fod med rengøring.
På samme måde koster det heller ikke ekstra at spørge kursuskoordinatoren om hjælp til andre små ting.
Skal du fx pludselig bruge et ekstra grupperum eller rykke noget i programmet?
Det koster ikke noget at snakke med din koordinator.
Hun kender mulighederne. Hun ved, hvordan du bedst løser udfordringerne.
Giv mødet et strejf af noget lokalt
Det løfter møder til nye højder, når du tager noget lokalt med ind i dem. Noget, der får deltagerne til at mærke, hvor de er.
Det er smart, for så kan de bedre skelne mødet fra alle de andre møder, de har været med til.
Ingen kender kursusstedets lokalområde bedre end kursuskoordinatoren. Hun arbejder der jo til daglig.
Brug hende til at finde ud af, hvad der giver mening.
- Hvis I vil på udflugt
- Hvis I skal spise ude en af dagene
- Hvis du vil lave walk-and-talks under mødet
- Hvis du vil have et lokalt band eller DJ på om aftenen
Det er en rigtig god idé, hvis deltagerne ofte er til store møder, for så bliver det nemmere for dem at huske mødet!
Steen kan også hjælpe dig! Her er hans huskeliste til møder og events. Den er brutto – så brug den til inspiration:
Steens huskeseddel: Møder og events (brutto)
Steen Møller har en lang baggrund som konsulent i mødebranchen, og han har blandt andet stået i spidsen for at udvikle Meetovation 3.0, da han var ansvarlig for Business Events i VisitDenmark. I dag uddanner han dygtige meetovators i hele verden.
Kristoffer Thrane – mødeblogger, kommunikationsnørd og meetovator. Jeg er på mission for at hjælpe dig med at planlægge dit livs bedste møde. Til formålet allierer jeg mig med mødebranchens bedste eksperter – heriblandt Steen.
