Klemmesystemet
Idéen med at bruge håndtegn til møderne er flere tusind år gammel. Antikkens grækere brugte det, romerne brugte det, og jeg har selv brugt det meget flittigt under min universitetstid på RUC.
Klemmesystemet er 3 håndtegn – klemme, finger og roser.
1) Klemme
Du vil tilføje noget til det, din kollega snakker om lige nu.
Klemmen kommer forrest i talerækken, så I bliver på emnet. Det gør, at I får afsluttet emnerne i den rigtige rækkefølge. Det giver jeres møde struktur.
2) Løftet finger
Du vil sige noget, men til et nyt emne.
Løft fingeren hvis du kommer i tanke om noget, du vil sige. Så giver ordstyreren dig taletid, når klemmerne har talt ud.
3) Roser
Du er enig i det, din kollega siger.
Der er ingen grund til at afbryde, hvis du er enig. Hvis nogen siger noget, du også ville sige, så kast roser på taleren. Det er den nemmeste form for anerkendelse der findes, og så sparer det jer for en masse tid.
Klemmesystemet kan måske virke fjollet, men det virker. Det hjælper ordstyreren rigtig meget, det sparer tid og det gør det bare så meget nemmere at holde møder. Prøv det engang med dine kolleger. Du kan printe den ud til dem eller sende den i en mail til dem.
Download den printvenlige version, der viser tegnene her.
Når referatet fører til feedback
Sørg for at samle op på mødet. Man tror altid, at man kan huske det hele, men en halv time senere har alle glemt de gode pointer, og så kan man starte forfra. Hvad kom vi egentlig frem til? Hvad fik vi besluttet? Hvad var argumenterne bag det? Hvilke opgaver fik vi uddelegeret – og til hvem? Saml noterne, renskriv dem og strukturer dem på en skimmevenlig måde.
Gør det lidt lækkert. Man behøver ikke være højtuddannet grafiker for at lave et overskueligt tekstdokument. Det må gerne være langt, hvis bare det er til at finde rundt i. Du kan nemt lave lidt luft i teksten med overskrifter, punktopstilling og linjeskift.
Du kan sende referatet ud, når det er færdigt, men jeg synes, du skal bruge tiden til at indhente lidt feedback fra deltagerne. Det behøver ikke være særlig omfattende, og du kan sagtens nøjes med at stille nogle få spørgsmål. Det gør nemlig, at de skal tage stilling til mødet, og så kan de bedre huske det.
Du kan spørge, om du fik alle deres pointer med, om de var tilfredse med mødet, og om de kunne tænke sig noget lækkert til mødet næste gang. Det er en nem og god måde at engagere mødedeltagerne på.
Bonusfif: Styrk mødet med en energizer
Det her vil jeg foreslå at gøre til ethvert møde, der varer mere end 45 minutter: Tag et afbræk. Kom væk fra mødet, skift fokus og bevæg kroppen. Det behøver ikke tage mere end 5-6 minutter, og det er det nemmeste i hele verden, når der bare er én, der tager teten.
Men hvad er nu det der energizer for noget? Det er faktisk bare et smart ord for at løfte energien med et kort, fysisk indslag. En energizer kan helt seriøst bare være, at alle rejser sig op, strækker kroppen i 10 sekunder, og sætter sig ned igen. Og det virker! Men det kan også være meget mere kreativt, sjovt og involverende.
Hvis du vil have flere idéer til energizers, så læs med her.
Jeg håber, at du føler dig bedre rustet til at holde styr på møderne.
De bedste hilsner
Kristoffer
