Det er hårdt at planlægge møder…
Kan vores historie gøre det nemmere for dig?
Hvad synes du om idéen?
Læs de følgende to bidder af historien, og brug et par minutter på at besvare vores spørgeskema.
Vi tager din feedback til os og bruger den til at redigere historien. På den måde kan du være med til at skrive første roman om at planlægge møder nogensinde.
Tak fordi du vil være med!
De bedste hilsner
Danske Konferencecentre & Sonnerupgaard Gods
Første bid kommer her…
Opskriften på det perfekte møde
Opskriften på det perfekte møde?
Find enighed om formålet (og pas på dig selv undervejs)
Tine synes, det klingede godt.
Om 5 minutter ville hun stå på scenen foran hundredvis af spændte mødefolk. De var flokket til København for at deltage i den årlige mødemesse.
Årets mødeplanlægger 2021. Det var noget af en titel at skulle bære. Og i farten fik hun sagt ja til at holde foredrag senere på dagen – lige om lidt!
Tine var nervøs.
Hendes tale var velforberedt, men det var første gang hun skulle stå på så stor en scene overfor så mange mennesker. Det var også første gang, hun havde hørt om prisen.
“Jeg ved ikke engang, hvordan prisen ser ud”, tænkte hun. Alt var meget nyt. Men hun vidste lige præcis, hvad hun ville sige.
Spejlbilledet kiggede tilbage med en selvsikker mine. Hun knugede noterne i hånden og øvede sig en sidste gang.
“Det perfekte møde. Sådan et vil vi alle sammen gerne lave. Og ja, det findes skam, men kun hvis du forstår formålet. Gør du det? Er du sikker? Hvordan bliver du sikker på det?”
Hun øvede sig på kunstpausen.
“Du planlægger jo ikke møde for dig selv, men på vegne af en anden. Din chef, din kunde eller måske en samarbejdspartner. Altså Mødeejeren. Og I to skal blive enige om, hvad formålet er, inden du går igang. Men pas på med at antage, at I er enige. For så misforstår I let hinanden.”
Hun trykkede på sin imaginære presenter og bladrede i noterne.
Et uklart mødeformål er den hurtigste vej til at starte forfra i din planlægning.
Tricket er at få tydeliggjort en enighed om formålet.
Minder fra hendes første store møde væltede frem. Hvor havde hun måtte starte forfra mange gange. Og hvor havde det været unødvendigt.
“Formål er et overset og meget misforstået emne i mødebranchen. Måske er det endda helt nyt for dig. Men jeg kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det er. Så hvordan finder du formålet? Du skal spørge rigtigt ind til det, indtil du ved, hvilken adfærd mødet skal ændre på. Bliv ved indtil I er 100% enige.“
Hun inspicerede sine noter igen. Opskriften var godt forberedt – måske lidt for godt. Men den kunne ikke undvære en eneste ingrediens.
Opskriften på det perfekte møde
- Find formålet, og få det banket fast
- Led efter 3 gode steder, der passer til
- Præsenterer det rigtigt for mødeejeren (så I træffer den rigtige beslutning)
- Planlæg efter formålet – få detaljerne til at spille ind i det
- Styr det ustyrlige – når planen rammer virkeligheden
- Evaluer med alle involverede
“Men mit første store møde var… noget lort. Det endte rigtig godt. Jeg står jo her nu. Men vejen hertil var unødvendigt hård. Jeg lavede ufatteligt mange fejl. Mødeejeren og jeg troede, vi var helt enige om formålet, men faktisk havde vi hver vores egen forståelse af det. Det tog os flere uger at komme frem til noget, vi kunne bruge. Vi havde SÅ MANGE dårlige episoder. Dem ku’ vi nemt ha’ undgået, hvis vi havde kendt til den her opskrift. Den her opskrift er min gave til dig, der skal planlægge møder. Hvis du forstår den, så – ”
BONK-BONK-BONK!
Utålmodige slag på døren til VIP-rummet afbrød hende, og en travl stage manager stak hovedet ind ad døren. “Du er på om 2 minutter!”.
Tine vendte sig mod spejlet en sidste gang for at afslutte.
“Hvis du forstår min opskrift, så får du de bedste møder. Og du slipper for alt det besvær, jeg var igennem.
Lad os komme igang!”
Hvad har du lige læst?
Tine øver sig i de sidste minutter, inden hun skal på scenen for at modtage prisen for Årets mødeplanlægger 2021. Hun har forberedt et oplæg om hendes rejse fra personlig assistent til prisvindende mødeplanlægger for at hjælpe andre mødeplanlæggere.
Opskriften på det perfekte møde bygger på en af vores artikler. I den finder du overblik i din planlægning, så du undgår en masse bøvl undervejs.
(Normalt vil du få et link til artiklen her).
Anden bid kommer her. Den foregår cirka et år tidligere…
Hvor blev formålet pludselig af?
“Vi skal sidde i hestesko. Og så er det vigtigt med grupperum. Vi skal nok bruge en 3-4 stykker. Skriver du det ned?”
Tine nikkede og hendes fingre slog løs på tastaturet. Hun skulle jo bruge det hele til planlægningen.
Hestesko. 3-4 grupperum (Vigtigt!)
Hun hævede hænderne fra tastaturet og kiggede over på salgschefen uden at flytte øjnene fra skærmen.
“Hvorfor skal vi sidde i hestesko?”, indskød hun, men forgæves. Det var svært at bryde igennem Niels’ mur af idéer og ord – især når hun skulle skrive noter imens.
Med pistolformede fingre fortsatte Niels sin uendelige idéstrøm, og straks var Tine tilbage på tastaturet.
“Maden skal spille! Det er virkelig vigtigt. Og godt med bobler til om aftenen. Nej, ved du hvad? Fri bar – hele aftenen!”
Mad. Bobler. Fri bar.
“Jamen altså… Fri bar? Bliver de så ikke helt udmattede dagen derpå?”, klagede hun.
Men det ville ikke blive et problem. Ikke ifølge salgschefen. Han viftede kritikken væk med hænderne. “Så kan vi bare rykke lidt i programmet og lægge noget af det mindre vigtige ind om morgenen.”
En hurtig tanke strøg gennem Tines hoved: “Har vi noget på programmet, der ikke er vigtigt?”, tænkte hun.
Pistolerne vibrerede i luften, da Niels kom i tanke om salgsmødets næste vigtige punkt – underholdningen!
“Er Poweryoga stadig in?”, spurgte han.
Tine trak på skuldrene og skulle lige til at åbne munden. “Poweryoga – hvorfor nu det?”, ville hun ha’ sagt. Men Niels’ store armbevægelser kom hende i forkøbet.
“Hvad så med et color run!? Det prøvede jeg i sidste uge! UHH – og jeg kender en rigtig fed motivationstaler. Det bliver rigtig godt det her! Skriver du stadig ned?”
Det gjorde hun.
Poweryoga. Color run. Motivationstaler.
Men hendes fortabte ansigtsudtryk afslørede et eller andet, der fik Niels til at begrunde sig.
“Okay, jeg kan godt se, at det lyder lidt vildt det hele. Men det er vigtigt. Målet er, at sælgerne skal omsætte for 50% mere. Så vi skal bare have sparket noget energi ind i dem!”
Niels sendte Tine et stort, varmt smil.
“Motivation, Tine! Masser af motivation. Hvis mine sælgere skal sælge mere, så kommer jeg til at presse dem. Det kan ikke lade sig gøre uden en kæmpe stor gulerod. Altså skal vores salgsmøde ose af motivation. Det kan du vel nok se, ik’?”
Det kunne hun ikke. Hun kendte i hvert fald ikke nogen, det her ville virke på.
Øjnene stirrede tomt på noterne. Hestesko. Bobler. Color run. Det skulle få salgsafdelingen til at sælge mere. Hvordan fanden kunne det lige hænge sammen?
Men hun turde ikke stille spørgsmålet. “Øhh jo da!”, svarede hun meget akavet i stedet for.
Hun var jo ny på jobbet. Og Niels kendte jo sine ansatte rigtig godt, så måske var der faktisk en mening med galskaben.
Og så var opgaven kortlagt:
- Find et kursussted med plads til 30 mennesker
- Vi skal kunne sidde i hestesko, og der skal være grupperum
- Maden skal være rigtig lækker, og der skal være fri bar
- Plads inde til Poweryoga og plads ude til et color run
Niels ville selv stå for at finde en god motivationstaler.
Så snart hun havde kursusstedet, kunne de gå i gang med at planlægge indholdet. Og Niels ville selvfølgelig hjælpe med det hele.
Men så snart han var gået, begyndte Tine at spekulere.
Det gav ikke mening.
Niels var en erfaren og dygtig leder. Tine havde fuld tiltro til hans evner. Men hun havde svært ved at se, hvordan halvandet døgn med sjove indslag skulle løfte salget.
Gør motivation alt det alene? Og var sælgerne ikke allerede motiverede?
Jo mere hun grublede over mødet, jo mere usikker blev hun.
Hun havde prøvet noget lignende i et tidligere job. Dengang skulle hun hele tiden tilbage for at forstyrre chefen med spørgsmål, fordi hun ikke fik nok at vide fra starten af. Det kostede dyrebar tid og var meget ineffektivt.
Noget manglede i regnestykket. Tine havde brug for at se, hvordan Niels’ vilde idéer skulle gøre sælgerne så glade, at de ville sælge så meget mere.
I morgen ville hun spørge ind til det igen. For at spare på tid og frustrationer. Og for at planlægge et godt møde, der rent faktisk har en effekt.
Men hvordan?
Hvad har du lige læst?
Niels er Tines chef. Han har mange idéer til det møde, Tine skal planlægge for ham. For mange. Idéerne virker ikke særlig gennemtænkte. Tine har svært at se meningen med dem. Og hun ved af erfaring, at det kan blive en rigtig rodet proces.
Formålet mangler. De mangler at snakke om noget helt grundlæggende, før idéerne skal på bordet. Hvad skal de få ud af mødet? Og hvorfor det?
Vi har en artikel til dig, hvor vi udpensler helt præcist, hvor vigtigt det er for dit møde, at det har et klokkeklart formål.
(Her vil du normalt få et link til artiklen).
