CORONA

Vi følger nøje udviklingen med COVID-19. Hvis du har spørgsmål eller bekymringer om et kommende arrangement hos os, kan du altid skrive på info@sonnerupgaard.dk eller ringe til os på 46 40 95 31. Telefontid er 9-16 mandag-torsdag og 9-14 fredag.

Tine sidder ved sit skrivebord og ringer til kursussteder
Tine sidder ved sit skrivebord og ringer til kursussteder

Kapitel 10: Jeg har de her kriterier

To uger og en dag inden salgsmødet


8. december 2020

Gårsdagens hovedpine havde forstyrret Tine i arbejdet. Det samme havde de mange uopfordrede input fra Victor og flere af afdelingens andre sælgere. Og Niels havde været så dybt fokuseret på den virtuelle konference, at han havde været stort set umulig at komme i kontakt med. 

Men Tine havde ikke ladet sig selv slå ud af nogen af delene. Inden hun var gået hjem, havde hun fået chefen til at hjælpe sig med valgkriterierne til salgsmødet. 

Behovet for ekstra god kapacitet havde givet sig selv. “Tredive deltagere kommer nok til at fylde lidt mere end normalt under restriktionerne,” havde Tine sagt. Og det gjaldt både lokaler og grupperum. 

Det kunne Niels ikke være uenig i. 

Dernæst omhandlede det kaffen. De skulle udfordre sælgernes holdninger til Arabica- og Cremoso-bønnerne, De kunne ikke nøjes med bare at snakke om produktet, mente Niels. De blev nødt til også at smage sig frem. “Vi skal jo have noget at brygge kaffen i,” havde han tilføjet.” Det næstvigtigste blev derfor, at kursuslokalet kunne sørge for nogle gode espressomaskiner. 

Det tredje kriterie var, at de skulle være alene så vidt muligt – helt fri for andre kursister. “Vi skal som minimum have middagen og aftenen for os selv,” havde Niels sagt. 

Først var Tine uforstående. Men hun var blevet enig med Niels, da hun kom i tanke om, hvor meget koncentration det ville kræve at arbejde med hele adfærdspalletten – holdninger, motivation, viden og færdigheder. De skulle være et sted, hvor de kunne få fred under mødet. 

Til at starte med havde Niels været meget opsat på, at mødet skulle foregå inde i byen et sted. Tine havde fornemmet, at det var fordi, han ikke rigtig kunne overskue at skulle ud at køre. Men han havde givet sig på den præmis, at de højst skulle køre en time fra kontoret. Afstanden blev dermed til det fjerde kriterie. 

Slutteligt havde Tine spurgt sin chef, om der kunne blive ændret i planen undervejs. Det havde hun jo oplevet et par gange allerede. Niels kunne desværre ikke udelukke, at det kunne ske igen. Derfor havde de vurderet, at et fleksibelt kursussted kunne hjælpe dem gennem mange fremtidige udfordringer. 

Med kriterierne på plads var der kun ønskerne tilbage.

Niels havde for længst opgivet sin idé med faldskærmen. Nu var han til gengæld meget opsat på, at der skulle være flot natur. “Ku’ det ikke være lækkert med flotte, grønne omgivelser, hvor vi kan finde ro og inspiration?“ havde han spurgt. Og han holdt stadig fast i sine tidligere idéer med ginbar og jazzband, “Det vil sælgerne altså virkelig værdsætte.” 

 

 

I dag havde Tine brugt formiddagen på at sidde ned med hver eneste sælger fra afdelingen for at afklare deres ønsker. Først var hun bekymret for, hvordan hun skulle tackle alle deres input. Men heldigvis havde Tine styr på sine samtaleteknikker.

“Mit eneste ønske er, at vi kommer et nyt sted hen, hvor mine kolleger er på ukendt grund,” sagde Mary. “Jeg er fuldt tilfreds med alt, så længe det er dig, der finder på det,” 

Victor var ikke på kontoret den dag. og det passede Tine fint. Han havde givet hende et input i går. Og han havde leveret det på sin egen møgirriterende måde. Han har allerede nævnt overdådig mad, så det må blive hans ønske, tænkte Tine. Så slipper jeg for at få flere input fra ham.

Victor var dog ikke den eneste sælger, der havde givet Tine uopfordrede input. Det havde næsten hele afdelingen gjort – dog ikke i samme bedrevidende stil som Victor. 

To af sælgerne havde snakket om spa og massage dagen før. Men da Tine nu spurgte ind til deres ønsker, havde de skiftet mening. “Hvad med en koncert?” spurgte den ene af dem. “Det er virkelig længe siden, jeg har set live-musik.” Den anden rettede ham og forklarede: “Koncert, spa, massage – det’ ligemeget. Vi vil forkæles og ha’ det fedt. Bare overrask os!” 

Jeg håber, I kan lide jazz, tænkte Tine og øvede sig på ikke at grine. Og det fik hun lejlighed til at øve sig lidt mere på, da hun talte med resten af afdelingen. 

De havde alle sammen nogle vilde, flyvske idéer, som Tine ikke rigtigt kunne forbinde med at holde møde. På den måde mindede sælgerne meget om Niels. Og præcis som Niels gjorde, mente de i virkeligheden noget helt andet, når Tine spurgte ind til det.

“Vi har aldrig rigtig tid til hinanden på kontoret, og vi kører hele tiden rundt og snakker med kunder,” forklarede en af dem. “Vi vil bare komme hinanden ved på en sjov måde.”

En times tid efter frokost havde Tine en fuld liste med kriterier og ønsker til sit møde. Nu kunne hun langt om længe give sig til at sortere i kursusstederne og udvælge de mest relevante.

Beslutningskriterier

  1. Kapacitet til tredive PAX med flere grupperum
  2. Kursusstedet skal kunne anskaffe espressomaskiner
  3. Vi skal så vidt muligt have stedet for os selv – især om aftenen
  4. Beliggenhed inden for 1 times køreafstand fra kontoret i København
  5. Fleksibilitet

Ønsker

  1. Et afsides sted langt væk fra de vante rammer
  2. Fest eller en anden aktivitet, der kan skabe nærvær
  3. En sjov overraskelse – fx ginbar, spa eller jazzband
  4. Gode omgivelser til walk-and-talks
  5. Overdådig mad
  6. Rimelig pris

Tine skimtede punkterne et par gange. Så tænkte hun på noget, Sensei havde sagt.

Sorter først efter dine kriterier og dernæst efter ønskerne. Find de relevante steder, og noter, hvilke kriterier og ønsker, de hver især lever op til. Udvælg så de tre bedste. Præsenter dem for din mødeejer, og sørg for, at I vælger det sted, der passer bedst med kriterierne. 

Men Tine måtte finde kursusstederne, før hun kunne sortere i dem. Hertil havde hendes kolleger igen en masse at sige. Men midt imellem de mange usammenhængende, ligegyldig indspark, var der dog én interessant genganger. 

Mødefabrikken var et solidt franchise med hoteller flere steder i hele landet. “Det ved man, hvad er,” havde en sælger fra det jyske hold sagt. Tine vidste godt, hvad det betød. Hun var jo selv fra Århus. Ikke for godt, men ikke for skidt. Nogenlunde godt hver gang. 

Andre kolleger fortalte med julelys i øjnene om “spritnye steder, som alle taler om for tiden.” Et af de steder var M33tomania, og det fik en klokke til at ringe. Dem med ginbaren, tænkte Tine og huskede Niels’ entusiasme, da hun havde præsenteret det sted for ham for en uges tid siden. 

Tine havde også fundet professionel sparring. 

Danske mødesteder var en stor forening, som kendte til stort set alle steder i landet. Efter en relativt kort, men meget struktureret samtale, havde Tine modtaget nogle meget grundige bud.

Mødefabrikken var der igen. Det ved man, hvad er, tænkte Tine og grinede for sig selv.

Foreningen havde også fundet et nyt sted til Tine, som hun aldrig havde set før. Det var et gammelt gods ude på landet. Godset havde fire længer med gamle staldbygninger og en utrolig velholdt lade opført i kampesten. Hele molevitten var omgivet af skove, søer og marker så langt øjet rakte. 

Tine sorterede sig frem til syv relevante steder, der alle virkede gode – alt sammen blot ud fra, hvad hun kunne læse sig frem til på deres hjemmesider.  

De passede lidt forskelligt ind. 

Nogle kunne leve op til alle kriterierne, men ingen af ønskerne – andre kunne klare halvdelen af hver. Nogle så ikke ud til at have kapacitet, der passede sammen med de skærpede restriktioner. En enkelt havde drejet nøglen om for resten af året.

Og så var der pakkeposten 

Visse steder lod til kun at tilbyde færdiglavede mødepakker, uanset hvor grundigt Tine undersøgte dem. Fandt du ikke det, du søgte? Prøv vores andre pakker! foreslog en irriterende chatbot et af stederne. Pakkeposten havde Tine ikke tålmodighed til. 

Til sidst fik Tine udvalgt tre meget forskellige kursussteder – Mødefabrikken, M33tomania og godset. Hun ringede dem  op med det samme. 

Det første sted, hun ringede til, var Mødefabrikken. I telefonen blev Tine mødt af en kold, business-agtig stemme. Kvinden, hun snakkede med, lod til at have enormt travlt, og det smittede af på Tine, som pludselig fik svært ved at huske sin egen liste med kriterier. 

Men Tine mærkede også en vis seriøsitet på stemmen i den anden ende af røret. Kvinden talte præcist og målrettet uden at sige “øh” en eneste gang. Hun må have arrangeret hundredvis af møder som mit, tænkte Tine.

I skarp kontrast til Mødefabrikken osede koordinatoren fra M33tomania af energi og overskud – Tine oplevede det som at tale med en ven, hun bare ikke havde mødt endnu. Han inviterede hurtigt til åbent hus. 

“Kom da forbi og vær med i morgen – så kan du jo selv se, om vi matcher dit møde,” foreslog han. “Vi hygger med lidt morgenmad og viser rundt. Det gør vi faktisk hver fredag. Det er selvfølgelig fordi, vi vil vise os selv frem – men også fordi, vi elsker at møde nye ansigter!” 

Straks havde Tine skrevet Åbent hus hos M33tomania ind i sin kalender til den følgende morgen.

Så ringede Tine til den sidste af de tre udvalgte. 

“Godset, det er Julie,” sagde en rar stemme. 

“Ja, goddag, Julie. Kan du hjælpe mig med lokaler til et salgsmøde, jeg skal arrangere?” spurgte Tine tørt og gabte. Det havde været en lang dag med de tossede kolleger, og hun havde ikke meget overskud tilbage til formaliteter.

Men svaret fik hende til at tabe kæben.

“Hvor lyder det spændende! Fortæl mig lidt mere – så kan jeg bedst vejlede dig om, hvad vi har, der matcher. Hvad går dit møde ud på?”

“Øhm,” mumlede Tine og måbede. Det var første gang, nogen havde spurgt ind til Tines behov. De andre steder havde bare snakket om, hvad de selv tilbød. Sikke en venlig koordinator, hende Julie! tænkte hun og anstrengte sig for at gengælde venligheden.

Tine fandt en sidste smule energi frem og fortalte om salgsmødet. Hun fortalte, at hun kom fra Baum Coffee, og at mødet skulle træne salgsafdelingen i at sælge nogle nye produkter.

“Interessant!” sagde koordinatoren med en begejstring, der lød oprigtigt. “Hvad er så det vigtigste for dit møde?” spurgte hun nu. 

“Jeg har de her kriterier,” indledte Tine, og præsenterede hvert punkt fra listen i prioriteret rækkefølge. Hun lagde vægt på de tre første – kapacitet, espressomaskiner og at have stedet for sig selv. 

“Du har da været grundig!” grinede koordinatoren venligt. Tine kunne høre kradselyden fra en blyant i den anden ende. “Kapacitet og espressomaskiner – tjek. Og så sagde du noget med, at I gerne vil have stedet for jer selv. Hvad mener du med det?”

“Altså,” indledte Tine og rømmede sig. “Det er fordi, mødet bliver ret intenst. Vi skal lære en masse på kort tid, og derfor har vi brug for absolut, uforstyrret fokus.” Tine var ikke specielt tilfreds med sit svar. Hun huskede at have talt meget pænere til de andre to steder. 

“Aha, jamen det giver da god mening!” svarede koordinatoren i en henrykt tone, der fik Tine til at slappe af og glemme alle bekymringer om sin egen fremtoning. 

“Lad mig lige ridse det op engang for god ordens skyld,” fortsatte koordinatoren. “Du søger mødelokaler og grupperum for tredive personer til et salgsmøde. I skal bruge espressomaskiner, og I vil gerne have stedet for jer selv, så I kan koncentrere jer bedst muligt. Er det rigtigt forstået?”

Tine tog sig selv i at nikke lydløst i nogle sekunder, før hun henrykt svarede: “Ja, fuldstændig!”

“Kapacitet bliver intet problem,” forklarede koordinatoren. “Vi har nogle meget store lokaler til rådighed. Og espressomaskiner skulle vi da let kunne skaffe. Jeg kan desværre ikke reservere hele godset til tredive mennesker. Men jeg kan give dig en hel afdeling, som I får helt for jer selv. Så kommer I ikke til at støde ind i andre. Hvordan lyder det?”

Nu var Tine for alvor blevet nysgerrig. På hjemmesiden så stedet rigtig flot ud. Det lå lidt afsides, som Mary havde foreslået. Og så fandt hun en enorm tryghed i samtalen. Der var noget genkendeligt ved den måde, koordinatoren stillede sine spørgsmål på. 

“Det lyder super med en hel afdeling!” svarede Tine i en lidt skinger tone. Hun rømmede sig igen. “Arrangerer I måske noget åbent hus, hvor jeg kan komme ud og se stedet?”

“Åbent hus har vi ikke noget af,” svarede koordinatoren. “Men jeg kan personligt vise dig rundt herude, hvis du er interesseret. Hvad siger du til det?” 

Godset var det eneste af Tines tre udvalgte steder, som ikke lå inde i byen. Faktisk lå det godt tre kvarters kørsel fra kontoret. Men Tine var nysgerrig nok til en køretur. 

Hun tjekkede klokken på terapilampen, som viste 15:34.  Hvis hun kørte nu, kunne hun stadig nå at være hjemme til middag. 

“Øhm.” Tine rømmede sig en sidste gang. “Ville det være ok, hvis jeg kom forbi nu?”

 

Hvad har du lige læst?

Dine kriterier og ønsker skal hjælpe dig med at finde det rigtige kursussted. Når du har styr på dem, kan du bedre sortere og udvælge. 

Det er svært at finde et sted, der lever op til alt på din liste. Men det er heller ikke helt nødvendigt – bare det lever op til de ting, du prioriterer højest. 

Udvælg de steder, der matcher mødet bedst. Hvis du har tid, kan du overveje en site inspection – fx åbent hus eller en rundvisning. Så er du bedst rustet til at præsentere mulighederne for din mødeejer. 

Igen skal vi tilbage til guiden her for at se, hvordan du finder det rigtige kursussted.

Find det rigtige kursussted: Guide

 

Kristoffer Thrane, forfatter fra Sonnerupgaard Gods

OM FORFATTEREN

Kristoffer Bavngaard Thrane er mit fulde navn. Siden 2018 har jeg gjort mig umage med at formidle fif og gode råd fra mødebranchens bedste eksperter her på bloggen.

Steen Møller, ekspert i mødeplanlægning

OM EKSPERTEN

Steen Møller har en lang baggrund som konsulent i mødebranchen, og han har blandt andet stået i spidsen for at udvikle Meetovation 3.0 for VisitDanmark.