Hvad er god mødestyring?
Du skal holde 3 ting for øje: Hvad skal mødet gå ud på? Hvordan styrer du mødet? Og hvordan følger du op på det bagefter? Når du har styr på det, så har du lagt fundamentet for god mødestyring.
Og hvorfor ved jeg noget om det?
Som så mange andre har jeg taget en lang videregående uddannelse, men min uddannelse har handlet rigtig meget om gruppearbejde. Her har jeg oplevet de værste frustrationer og de største succesoplevelser i mit liv. Men uanset om mine oplevelser har været gode eller dårlige, så har de lært mig utrolig meget om gruppearbejde og om at holde styr på et møde.
Der er med garanti andre folk i verden, der ved meget mere om mødestyring, end jeg gør. Måske er du en af dem. Til gengæld er jeg fuldstændig sikker på, at alle får gavn af at læse mine input. De handler nemlig om grundstenen i gode møder – at snakke sammen.
Snak om jeres forventninger
Det er som regel lettest at arbejde sammen, når man er enig med hinanden om, hvad dælen man egentlig skal. Meget banalt, men også meget overset. (Hvorfor er det, at man altid glemmer det banale?)
Gør dit bedste for at sætte deltagerne ind i, hvad der skal ske. Du kan bruge de her 3 spørgsmål:
- Hvorfor skal I holde møde?
- Hvad skal I holde møde om?
- Hvordan kommer det til at foregå?
Hvorfor skal I holde møde?
Det her er det vigtigste punkt. Vi går alle sammen til møde hele tiden, og det er nemt at glemme hvorfor.
Hvis du skal informere kollegerne om noget, kan det overraskende ofte klares med en mail og en mundtlig huskeseddel om, at de skal læse den. Og ofte kan en idé have godt af noget 1 til 1 sparring med din nærmeste kollega længe inden, det bliver nødvendigt at indblande andre.
Start med at finde ud af, hvorfor det er nødvendigt med et møde.
Hvad skal I holde møde om?
Man kan ikke holde møde om alting på en gang. Det bliver udmattende og med alt sandsynlighed meget kontraproduktivt, fordi man mister fokus, og så bliver det utrolig svært at samle op på.
Jeg vil foreslå, at du holder dig til én ting pr. møde. Og hvis du gerne vil lave flere ting, f.eks. både at brainstorme og tage beslutninger, så del mødet over i to med en lang pause i midten.
Hvordan kommer det til at foregå?
Her handler det om, at alle forstår, hvordan I holder møde.
Til at starte med, skal du dele mødeagendaen med alle mødedeltagerne. Gør det gerne et par uger inden, så de kan nå at komme med input til agendaen inden mødet. Det sparer jer alle sammen for rigtig meget tid, og det giver deltagerne overblik.
Udnævn en ordstyrer. Det kan være dig selv eller en anden – bare der er én person, der holder øje med, hvem der gerne vil til orde. Så kan deltagerne bare markere, når de vil sige noget. Udnævn også en referent – gerne en, der har en god notatstruktur. Det kan også være dig selv, men i så fald synes jeg, at du skal vælge en anden ordstyrer, end dig selv. Det er noget rod at være alene om begge dele.
Du kan også sætte nogle normer for, hvordan I byder ind til mødet, hvornår I må afbryde hinanden og den slags. Det behøver ikke være dumt og bureaukratisk – I skal bare have organiseret mødet. Hvis alle kan forstå det, så sparer I enormt meget spildtid, og I undgår at afbryde hinanden.
Jeg har selv haft enorm glæde af klemmesystemet, som du kan læse mere om i del 2.
En kort opsummering
God mødestyring er styret af kommunikation. Snak sammen før mødet.
- Hvorfor er det nødvendigt med et møde?
- Hvad skal mødet handle om?
- Hvordan kommer det til at foregå?
Send mødeagendaen ud et par uger forinden. Her tilføjer du:
- Hvem der er ordstyrer
- Hvem der er referent
- Hvordan I byder ind til mødet
Bonusfif: Naturen får os til at huske bedre
Det er altid en god idé at bruge naturen til møderne. Når man går lidt rundt i naturen, mindsker man produktionen af stresshormon og forbedrer sin koncentrationsevne, hukommelse og sit humør.
Det har min kollega skrevet en artikel om, og den kan du læse her.
Tak fordi du læste med! Jeg håber, det kan gøre dine møder bedre.
Her finder du God mødestyring del 2.