At arrangere en konference, et kursus, et seminar eller et stormøde er en stor opgave. Der er masser af detaljer, der skal være på plads, for at alt forløber glat – fra velkomstkaffen til strøm til deltagernes computere. Her får du vores bedste råd til, hvilke lavpraktiske ting du skal have styr på, så dagen bliver en succes fra start til slut.
Deltagerlister
Deltagerlister er vigtige af flere grunde. For det første får du hurtigt overblik over, hvem der er mødt op, og hvem der mangler. For det andet er det praktisk, når du skal sørge for, at alle modtager relevant information både før og efter arrangementet. Husk altid at tjekke, om listen er opdateret dagen før – så undgår du irriterende misforståelser.
Navneskilte – Den lille, men vigtige detalje
Navneskilte er ofte en overset detalje, men de gør det langt nemmere for deltagerne at netværke og kommunikere. Sørg for at lave personlige navneskilte på forhånd, og placér dem ved indgangen eller udlever dem ved registreringen. Det sparer tid og gør, at alle hurtigt føler sig velkomne.
Uddeling af materialer
Skal der deles papirer, brochurer eller præsentationer ud? Overvej hvordan du bedst gør dette. Vil du have materialet klar fra starten, så folk kan tage noter undervejs? Eller skal det først deles ud til sidst, så der er fokus på oplægget? Det kan også være, at du vil sende materialerne digitalt for at spare papir og gøre det lettere for deltagerne at gemme og dele.
Materialer kan både være papirer eller brochure med informationer, men det dækker ligeledes over notesblokke og skriveredskaber. Mange benytter netop notesblokke og kuglepenne, som en branding mulighed, og tilføjer deres firmalogo og lignende, da disse ting ofte er nogle, som deltagerne tager med sig hjem efter arrangementet.
Lydudstyr – Alle skal kunne høre hvad der bliver sagt
God lyd er en af de vigtigste elementer ved enhver konference eller kursus. Ingen har lyst til at sidde og anstrenge sig for at høre, hvad taleren siger. Sørg for, at der er mikrofoner til rådighed – og ikke kun én, men flere, hvis der eksempelvis er paneldiskussioner eller flere oplægsholdere. Tjek også, at alle kender til udstyret og ved, hvordan det bruges korrekt, inden I går i gang.
Strømforsyning – Undgå flade batterier
Hvis du skal planlægge et arrangement, hvor dine deltagere får mulighed for at have egne computere eller tablets med, er det vigtigt, at der er strøm nok til alle. Tjek på forhånd, hvor mange stikkontakter der er til rådighed i lokalet, og sørg eventuelt for at have forlængerledninger og stikdåser med, så ingen løber tør for batteri midt i en vigtig præsentation.
Adgang til Wi-Fi
Wi-Fi er et must ved enhver form for erhvervsevent. Sørg for, at forbindelsen er stærk nok til at håndtere mange brugere samtidig. Test det gerne dagen før for at sikre, at der ikke opstår problemer, og informér deltagerne om netværksnavn og adgangskode, når de ankommer, så ingen skal bruge tid på at spørge efter det.
Parkeringspladser
Hvis dine deltagere ankommer i bil, skal du sikre, at stedet har tilstrækkeligt med parkeringspladser. Informér om parkeringsmulighederne på forhånd, så ingen spilder tid på at lede efter en plads. Har du deltagere, der kommer med offentlig transport, så tjek ruterne og send dem gerne et kort med vejledning om, hvordan de lettest kommer frem.
Toiletfaciliteter
Selvom det ikke er det første, man tænker på, når man planlægger en konference, er toiletfaciliteter faktisk ret afgørende. Sørg for, at der er nok toiletter i forhold til antallet af deltagere, og at de er placeret tæt nok på konferencelokalet, så folk ikke spilder tiden på at lede efter dem eller stå i kø i hele pausen. Husk også at tjekke, om der er adgang til handicapvenlige faciliteter, hvis der skulle være behov for det.
Velkomst og information
Når deltagerne ankommer, er det vigtigt, at de bliver mødt af et velorganiseret og imødekommende team. Start eksempelvis eventet med en kort velkomst, hvor du præsenterer dagens program og de vigtigste praktiske informationer – såsom pauser, toiletter og frokost. På den måde føler alle sig trygge og velinformerede fra starten.
Husk pauserne – tid til at lade op
En god konferenceplanlægning inkluderer pauser, og ikke kun for at deltagerne kan få en kop kaffe eller lidt frisk luft. Pauser giver også tid til refleksion, netværk og muligheden for at lade op mellem de forskellige oplæg eller foredrag. Sørg for, at pauserne er godt timet og lange nok til, at alle kan nå, hvad de skal – både fysisk og mentalt.
Afslut på en god måde
Afslut gerne dagen (eller dagene) med et opsummerende indlæg og en tak for deltagelsen. Hvis der er taget beslutninger, er det her, de bør blive opsummeret, og næste skridt præsenteret. Glem heller ikke at spørge om feedback fra deltagerne – det giver dig værdifuld indsigt til næste gang!
Med styr på disse lavpraktiske detaljer kan du trygt planlægge din næste konference, kursus eller møde og være sikker på, at alt kører på skinner. Har du brug for hjælp til at finde de rette lokaler og faciliteter? Hos Sonnerupgaard Gods er vi eksperter i at skabe de perfekte rammer for ethvert arrangement – fra små møder til store konferencer. Vi står klar til at hjælpe dig med at gøre jeres dag helt problemfri.
Vi kan hjælpe dig med få styr på alle detaljerne
Hos Sonnerupgaard Gods tilbyder vi de perfekte rammer til din konference, kursus eller seminar. Med seks smukke og veludstyrede lokaler, moderne IT-faciliteter, fantastiske udearealer og plads til alt fra små møder til store arrangementer med op til 400 deltagere, gør vi det nemt for dig at holde styr på alle de praktiske detaljer. Du kan også læse vores gode råd til planlægning af store konferencer.
Vores uddannede kursuskoordinatorer kan hjælpe med at sørge for alt – fra forplejning og teambuilding-aktiviteter og overnatning, så dine deltagere kan fokusere på indholdet og får en inspirerende oplevelse. Der afholdes flere hundrede firmaarrangementer på vores Gods hvert år, så vi har stort kendskab til hvilke detaljer og praktiske ting, der kan være med til at sikre, at jeres dag forløber uden for mange bump på vejen. Se mere om vores kursuscenter eller skriv til os og få et uforpligtende tilbud på jeres næste firmaarrangement.
Få flere gode råd
Hvis du vil have flere gode råd om planlægning og afholdelse af firmaarrangementer, så tilmeld dig vores nyhedsbrev.
