Mødeplanlægger med clipboard og blyant
Mødeplanlægger med clipboard og blyant

Under mødet: Det skal du huske

Når du er nået hertil, er du stort set færdig med din opgave. Langt det meste af dit arbejde foregår i planlægningen. Her er de sidste småting, du skal huske.


29. marts 2021

Når showet går i gang, handler det mest om at morgentjekke og dobbelttjekke ting. 

Morgentjekket: 4 nemme punkter 

Mød ind lidt før deltagerne ankommer, og gennemgå tingene om morgenen.

Steen foreslår en hel time før, så du har god tid.

Her tjekker du, at der er styr på AV, program, allergener mm. og nøgler (hvis I overnatter).

AV’en

Skærme, højtalere, mikrofoner, internet, tablets – hvad end, I skal bruge. 

“Teknik i topklasse” er noget alle kursussteder i verden flager med. Men alle er ikke helt enige om, hvad det dækker over. 

Det kan jo godt være, teknikken fungerer upåklageligt.

Men har du nogen chance for at vide, hvilken knap, der tænder for storskærmen? 

Her på Sonnerupgaard har vi en tekniker til den slags. 

Han kommer ned og gennemgår det hele med dig, når du ankommer. Og han kommer løbende, så snart du er i tvivl om noget. 

Det fungerer godt!

Men jeg kan ikke sige, hvordan man gør alle de andre steder. 

Derfor: Snak med din kursuskoordinator om, hvordan I får styr på teknikken! 

Programmet

Gennemgå det en ekstra gang med alle involverede. 

Det kan være kursuskoordinator, facilitator, talere, undervisere, konsulenter, værtinder – alt afhængigt af, hvordan dit møde er skruet sammen.

Du har vist dem programmet før.

Nu gennemgår I det bare en sidste gang – så slipper I for de sidste misforståelser. 

Allergener mm. 

Tjek efter, at der mad nok til dem, der har allergi, ikke kan tåle gluten, ikke spiser kød, gris, fisk og så videre. 

Hellere tjekke det af en gang for meget end at skulle winge middagen i sidste øjeblik. 

Kryds af med kokken (via din kursuskoordinator), at der er helt tjek på det. 

Nøgler til værelserne (hvis I overnatter)

Hvem sover hvor? 

Hvilke nøgler skal de have? 

Og hvornår giver det mening at dele dem ud? 

Folk vil typisk gå direkte på værelset og pakke ud, når de får en nøgle.

Så overvej lige en sidste gang, hvornår der er hul i programmet til det. 

Dobbelttjek alt 20 minutter før

20 minutter inden noget skal ske, dobbelttjekker du, at der er helt styr på det. 

Fx 

Inden ankomst: 

  • Kommer deltagerne til tiden?
  • Kan de finde ud af, hvor de skal gå hen?

Inden et indslag starter

  • Er oplægsholderen klar?
  • Og har oplægsholderen styr på sine muligheder på kursusstedet?

Inden frokost

  • Er der dækket korrekt op?
  • Er der styr på allergener mm? (igen, igen…)

Steen foreslår, at du bruger dit program som huskeliste. 

Normalt er det det eneste, du som mødeplanlæggeren laver under mødet. 

Det var det!

Hvis du også har fået ansvar for at køre mødet, så har du en ekstra rolle ud over at planlægge.

Og det er facilitatorrollen.

Facilitatorrollen

En facilitators primære rolle er at køre mødet på en måde, så der hele tiden er fokus på på mødeformål og delmål. 

Derfor skal du altid sørge for at forklare tydeligt, hvad formålet er, hvis du hyrer en facilitator. 

Her uddyber jeg, hvad en facilitator laver: 

Facilitator til mødet: Derfor er den en supergod idé! 

Det er skidesmart at have en facilitator med.

Og det af mange grunde!

Kort sagt giver det dig bare mange flere muligheder, fordi I pludselig er to i stedet for en. 

Hvis du selv har facilitatorrollen, så sørger du blandt andet for:

  • At folk kommer ind til tiden efter pauserne.
  • At folk kommer i de rigtig grupper
  • At bordplanen bliver sat rigtigt op (hvis I har sådan en)
  • At skaffe remedier, hvis I pludselig skal bruge andet end aftalt
  • At I følger formålet med programmet – og ikke bare tidsplanen. 

Den sidste med at følge formålet må jeg hellere lige uddybe.

Det er træls at rykke tidsplanen. Så skrider programmet, og det er et irriterende mentalt puslespil. 

Men hvad er vigtigst?  

  1. At I når at spise frokosten, mens den er varm.
  2. At I opnår det, I har sat jer for. 

(Vælg b!)

Hvis du rykker programmet, risikerer du, at maden bliver kold. Det kan du dog være heldig at undgå, hvis du snakker med din koordinator.

Hvis du rykker formålet, kan du være 100% sikker på, at I ikke når det, I skal. 

Du kan lave nok så fin en afvikling, der kører lige på minuttet. 

Men uden målet kan det være lige meget.  

Derfor: Vær klar til at rykke i programmet, når det er behov for det. 

Snak med din koordinator – det er det, de er der for! 

Alle de andres småproblemer 

  • “Hvor finder jeg toilettet?”
  • “Kan jeg låne et strygebræt?” 
  • “Jeg kan ikke finde mit værelse.”
  • “Er der nogle gode løberuter her i området?”

Sådan nogle spørgsmål overrasker de fleste facilitatorer første gang. 

Men når man tænker over det, er det jo bare simpel, menneskelig psykologi. 

Viden er magt.

Når folk ved, at du ved noget, vil de ALTID komme til dig med spørgsmål – ligegyldigt hvor små problemerne er. 

Ligegyldigt om du har mødeplanlægger- eller facilitatorhatten på, vil folk altid tage fat i dig, fordi du har styr på ting. 

De er ikke dine børn – jeg ved det.

Du har hverken tid eller lyst til at sørge for strygebræt og løberuter. 

Og hvis folk kan passe et fuldtidsjob, kan de også selv finde ud af sådan noget. 

Steen har dog givet mig et helt andet perspektiv på det: 

“Hjælp dem alligevel.”
– Steen

Du skal selvfølgelig hverken stryge skjorterne for dem eller sørge for, at de får strækket godt ud efter løbeturen. 

Men formålet med mødet vil jo typisk være, at deltagerne skal ændre adfærd. 

Og hvis du hjælper dem med deres småting, kan de bedre koncentrere sig om det vigtige. 

Så selvfølgelig vil du hjælpe med at finde strygebræt og løberuter. Du hiver bare lige fat i kursuskoordinatoren og vender tilbage med noget.

Og hvis der er andet, du kan hjælpe med, siger de bare til. 

Hvis det bidrager til, at I øger salget, medarbejdertilfredsheden eller hvad dælen det nu var, du skulle planlægge kursus for – så er det jo DIN SEJR! 😎

 


 

Held og lykke med dit møde!

Bedste hilsner
Steen og (kri)Stoffer