Når man planlægger en konference, et kursus eller et større firmaarrangement, handler det ikke kun om fagligt indhold. Det handler i lige så høj grad om rammer, flow og deltagernes oplevelse af, hvordan dagen hænger sammen. Og det er præcis her, en konferencier kan spille en afgørende rolle.
Men hvornår giver det mening at inddrage en? Hvad kan en konferencier egentlig bidrage med – og hvad skal man være opmærksom på, når man vælger den rette?
Denne guide er til dig, der måske overvejer at bruge en konferencier – eller bare gerne vil blive klogere på, hvornår det giver mening, og hvad det kræver.
Hvad er en konferencier?
En konferencier er den person, der binder programmet sammen. Det er dem, der byder velkommen, introducerer oplægsholdere, styrer tidsplanen og sørger for overgange, pauser og publikumskontakt. I nogle tilfælde fungerer de også som en ordstyre, især hvis der skal samles op, stilles spørgsmål eller holdes styr på debatdelen.
Men det er ikke kun et praktisk anliggende. En god konferencier er også den, der sætter tonen, løfter stemningen og skaber tryghed – både for oplægsholdere og publikum.
Hvorfor bruge en konferencier?
Mange arrangører tænker: “Vi klarer det selv.” Og det kan man godt – især ved mindre møder. Men ved større arrangementer kan det være en lettelse at overlade scenestyringen til en professionel, så man selv kan fokusere på alt det andet.
En konferencier:
- Skaber en rød tråd gennem dagen
- Sørger for, at oplæg kommer i gang og slutter til tiden
- Håndterer uventede pauser eller forsinkelser
- Skaber energi og engagement i salen
- Hjælper deltagerne med at se sammenhængen mellem indslagene
- Trækker dagens vigtigste pointer frem i lyset
Det handler altså ikke kun om at “holde styr på programmet”, men om at give programmet liv og retning.
Hvornår giver det mening?
En konferencier kan give værdi i mange sammenhænge – men det er især relevant, når:
- Der er flere oplægsholdere eller temaer i løbet af dagen
- Arrangementet har mere end 40-50 deltagere
- Der er brug for overgange og sammenfatning mellem indslag
- Publikum ikke kender hinanden i forvejen
- Dagen foregår i et større konferencecenter eller på et af de mere formelle konferencesteder
- Der er ambition om at give deltagerne en stærk helhedsoplevelse
Til gengæld er det sjældent nødvendigt ved korte, interne møder med en enkelt oplægsholder – her vil en vært eller projektleder typisk kunne løfte opgaven. Men hvis I vil sikre jer, at dagen hænger sammen, løfter sig og giver deltagerne en tydelig oplevelse, kan det være en god investering.
Og husk: Det behøver ikke være stort og formelt for at give mening. En lille konference med tre oplæg og en frokostpause kan blive markant bedre med en god konferencier.
Hvad skal man kigge efter, når man vælger?
En konferencier skal ikke være “sjov”, “kendt” eller “skråle fra scenen” – medmindre det er det, I har brug for. Det vigtigste er, at vedkommende passer til jeres format, deltagergruppe og faglige niveau.
Her er fem ting, I kan overveje:
- Erfaring med fagligt indhold – ikke alle konferenciers kan navigere i tungere eller specialiseret stof.
- Formidlingsevne – vedkommende skal kunne tale i øjenhøjde og skabe kontakt.
- Tidsstyring og disciplin – uden det, risikerer I at hele programmet skrider.
- Empati og situationsfornemmelse – for at kunne aflæse stemning og justere undervejs.
- Stil og personlighed – det skal matche jeres kultur og ambitionsniveau.
Skal det være én udefra?
Ikke nødvendigvis. Nogle gange har man internt en person, der naturligt kan tage rollen. Det kan være en HR-konsulent, leder eller erfaren underviser, der er vant til at tale for grupper. Men det kræver, at personen har overskud og ikke selv er involveret i for mange andre dele af dagen.
Ved større konferencer anbefaler vi klart, at man får en ekstern til at løfte rollen. Det giver ro og professionalisme – og en uvildig stemme, der ikke har aktier i indholdet.
Hvad koster det?
Honoraret for en konferencier varierer afhængigt af erfaringsniveau, opgavens omfang og forberedelsestid. Det er vigtigt at tale om, hvad der forventes: Skal de bare præsentere? Eller også stå for opsamling, interviews og facilitering af dialog? Skal de være med før, under og efter programmet?
Afklar gerne alt dette fra start – og hav gerne en kort skriftlig briefing klar.
Hvor finder man dem?
Konferenciers kan være personer, der tilbyder det freelance eller via bureauer. Man kan også finde dygtige folk via netværk, anbefalinger eller blandt tidligere oplægsholdere, der har flair for at styre en scene. Nogle har baggrund som journalister, undervisere, facilitatorer eller skuespillere.
Spørg gerne steder, der ofte afholder firmaarrangementer eller benytter sig af kursuslokaler på Sjælland – her er de vant til at arbejde sammen med konferenciers og ved, hvad der virker.
Hos os er I ikke alene om opgaven
Vi er vant til at afholde store og små personalearrangementer og konferencer, hvor der bliver brugt konferenciers. Vi kan hjælpe med at vurdere, hvornår det giver mening, og hvordan programmet bedst tilpasses den rolle. Vi kan også hjælpe med at planlægge det praktiske på dagen, så jeres konferencier har det nødvendige tekniske udstyr og de rette rammer til at levere – fx et sted at forberede sig i ro, og adgang til hjælpemidler og support undervejs.
Vi har både konferencesteder med god plads, kursuslokaler på Sjælland og mulighed for at kombinere fagligt indhold med middag og overnatning – læs fx mere om firmaarrangement med overnatning på Sjælland.
Kontakt os, så hjælper vi med at afklare jeres behov, finde det rette setup – og skabe rammerne for en dag, der hænger sammen.